MODALIDADES DE FIRMA

Clinic Cloud incluye la posibilidad de firmar documentos digitalmente, poniendo a su disposición dos tipos de firma:

  • Firma verificada con soporte legal. A la hora de firmar el documento esta modalidad de firma captura parámetros biométricos y emplea sello temporal oficial (opcional cobrable por el cliente) y otras características que hacen posible que sea considerada como una firma válida y legal. Para ello se realiza a través de la prestigiosa plataforma de firma digital Viafirma, motivo por el que cada operación tiene un coste asociado. Dispositivos compatibles.
  • Firma no verificada. Esta firma es gratuita puesto que no emplea el sistema de firma verificada mencionado antes. Se recomienda sea utilizada únicamente para documentos de importancia menor. El documento pdf además de quedar firmado por el paciente, también queda sellado por el certificado de un tercero externo para dotar de robustez al proceso, aunque sin alcanzar los niveles de la firma verificada.

Solicite su modalidad por Sugerencias o poniendo en contacto con Atención al Cliente. Ambas modalidades son compatibles y pueden ser activadas conjuntamente.

SUBIR NUESTROS CONSENTIMIENTOS INFORMADOS AL PROGRAMA

Clinic Cloud dispone de una herramienta llamada «Documentos Plantillas» con la que podemos gestionar nuestros consentimientos informados y documento de RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).  Para comenzar a utilizarla solo debemos seguir unos sencillos pasos que explicamos a continuación:

PASO 1: CONFIGURAR NUESTRO DOCUMENTO

En primer lugar debemos crear nuestro consentimiento en un Word. Normalmente usamos una plantilla en la que dejamos huecos en los que rellenar nombre, DNI y demás datos del paciente.

Esto ahora ya no es necesario, Clinic Cloud lo hará por nosotros. Tan solo tenemos que acceder a CONTACTOS>DOCUMENTOS PLANTILLAS:

Hacer clic en «Nuevo Documento Plantilla»:

Una vez dentro encontraremos las variables que debemos introducir en los huecos que hemos dejado libres en nuestro Word:

Nuestro documento quedará como este de ejemplo:

Importante: El word debe guardarse en formato (.docx):

PASO 2: SUBIR EL DOCUMENTO A CLINIC CLOUD

Nuestro documento está listo para subirlo. Escribimos el título de nuestra nueva plantilla, lo vinculamos a una especialidad concreta o a general y seleccionamos el archivo:

PASO 3: USAR NUESTRO DOCUMENTO CON NUESTROS PACIENTES

Ya podemos usar nuestros consentimientos con nuestros pacientes. Para ello solo debemos dirigirnos a la ficha de un contacto y seleccionar «Generar Documento»:

Nos aparecerán disponibles todos nuestros consentimientos. Elegimos el que corresponda y si queremos descargar o firmar de manera digital el documento:

Hacemos clic en «Cargar Variables» y nos aparecerán los datos que se van a auto-completar en nuestro consentimiento:

Al generarlo, independientemente de la opción que hayamos escogido (enviar para firmar, no o descargar), el documento quedará guardado en el apartado de Documentos de la ficha de nuestro paciente y podremos descargarlo, modificarlo (nombre del documento, etc) o eliminarlo (solo usuarios administradores) si lo deseamos:

Así quedaría nuestro documento:

 

COMO FIRMAR EL CONSENTIMIENTO INFORMADO A TRAVÉS DE CLINIC CLOUD

En primer lugar debemos tener un usuario específico para firma. Dicho usuario debe tener el permiso de «Firma electrónica» Activo:

A continuación, accederemos al acceso identificado de Firma donde introduciremos nuestro usuario y contraseña:

https://app-firma.clinic-cloud.com/

 

Una vez hemos accedido tendremos en la parte superior para poder buscar a nuestro contacto con el DNI o bien a través de los Filtros, podremos buscar por:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Número de Historia (NH)
  • Estado (Pendiente / Firmado)
  • Tipo (Con Validez Legal / Sin Validez Legal)

Cuando enviamos un documento para firmar Sin Validez legal, automáticamente llega el documento a la aplicación de Firma.

En el botón de Acciones podemos ver este paciente tiene pendiente de activar los Checks o en caso de haberlos aceptado nos dará la opción de ver/firmar el documento.

Los checks que debemos aceptar son los siguientes, siendo el primer check obligatorio y que corresponde con la RGPD en la ficha del paciente. El segundo y tercer check son opcionales:

Una vez aceptados los checks nos permitirá Firmar, Ver o eliminar nuestro documento:

Si clicamos en visualizar documento podremos ampliarlo, alejarlo o cambiar de página.

En caso de querer firmar el documento tendremos la opción de poder firmarlo en el recuadro superior y leer también el documento en el apartado inferior:

Tendremos la opción de limpiar el campo de firma si no estamos conformes con ella y además, en caso de querer dejar el documento firmado nos preguntará si estamos seguros de querer firmar el documento.

Una vez el documento ha sido firmado se guardará en la Ficha del paciente > Documentos. Además, el check de RGPD y el resto de checks que hayan sido marcados se marcarán también en la ficha del paciente.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Existe otra manera de subir documentos para su firma?

Si, también podemos subir documentos en formato PDF, pero el procedimiento es distinto. Para más información clica AQUÍ.

¿Por qué no reconoce mi documento cuando intento generar un nuevo consentimiento?

Cuando nos aparece el siguiente error:

Esto quiere decir que el documento que hemos subido al programa tiene algún carácter «extraño» que el programa no está reconociendo. Tenga en cuenta que solo se reconocen valores alfanuméricos.

También es posible que haya escrito mal alguna de las variables de autocompletado y por eso tampoco se reconozca.

En estos casos, deben de revisar su documento y volverlo a subir al programa.