¿CÓMO SE CONFIGURAN LOS GRUPOS?

La herramienta «GESTIÓN DE GRUPOS» nos permitirá crear y gestionar nuestras clases grupales, controlando ocupación de salas, aforo, inscritos, etc. A continuación te explicamos cómo crear los grupos:

1.- CREAR SERVICIOS Y SALAS PARA NUESTROS GRUPOS

La gestión de grupos de Clinic Cloud, ofrece la posibilidad de hacer el cobro por:

  • Pago individual (clase suelta)
  • Bono (x sesiones contratadas)
  • Pago mensual (cuota al mes)

Debemos crear todos estos servicios en el paso 2 de la configuración “SERVICIOS”. Para más info pulse AQUÍ.

Una vez hecho esto crearemos nuestras SALAS, es decir, le daremos nombre al espacio en el que se van a realiza nuestras clases grupales. Podemos crearlas desde CONFIGURACIÓN>GESTIÓN DE SALAS/BOXES. Para más info pulsa AQUÍ.

 

2.- CREAR NUESTROS GRUPOS

En primer lugar, debemos crear nuestro grupo. Para ello accederemos a GESTIÓN DE GRUPOS, pestaña que se despliega al posarnos sobre el módulo “AGENDA”:

Una vez dentro, pulsaremos el botón “Nuevo grupo”:

Y completaremos los campos. Debemos introducir:

  • Nombre del grupo
  • Fecha de inicio y de fin (máx. 2 años)
  • Sala
  • Especialidad
  • Responsable (solo los usuarios con la especialidad escogida asignada aparecerán en esta pestaña)
  • Aforo
  • Inscripción individual (precio que queremos establecer por clase)
  • Inscripción mensual (precio que queremos establecer por mes)
  • Inscripción individual, pago por bono (precio que queremos establecer por bono)

En caso de que debamos modificar algún dato de la configuración de nuestro grupo, podremos hacerlo pulsando el icono lápiz situado a la derecha de cada grupo.

A TENER EN CUENTA

Aunque establezcamos un servicio predeterminado, al generar una inscripción se nos permitirá escoger cualquier otro servicio en caso de que sea necesario.

 

3.- GENERAR LAS CLASES

Si ya tenemos nuestros grupos creados, es hora de generar las clases que vamos a ofrecer. Para ello, debemos hacer clic en el icono situado a la derecha de nuestro grupo, junto al icono lápiz:

E ir cumplimentando los campos:

  • Nombre de la clase: Por defecto toma el nombre del grupo, pero podemos modificarlo.
  • Fecha inicio/fin (máx 6 meses).
  • Hora de inicio y fin: En caso de ofrecer varios horarios, generaremos las clases tantas veces como horas disponibles.
  • Color: Podemos asignar colores a las clases, por ejemplo: clases de las 17:00h en azul y de las 18:00 en rosa o clases impartidas por Ana en verde e impartidas por Rosa en azul.
  • Especialidad: Toma por defecto la configurada en el grupo, pero podemos modificarla.
  • Responsable: Toma por defecto el responsable del grupo, pero si tenemos más profesionales impartiendo clases, podemos modificarlo y asignar el que corresponda.
  • Sala: Toma por defecto la configurada en el grupo, pero podemos modificarla.
  • Aforo: Toma por defecto el aforo configurado en el grupo, pero podemos modificarlo si es necesario.

De esta manera, podremos generar las clases necesarias, independientemente de quién realice las clases, los horarios que ofrezcamos, las salas en las que se hace la clase, etc. A continuación vemos un ejemplo de cómo quedaría nuestro grupo con varias clases, profesionales y horarios:

Además, esos huecos ya están ocupados en la agenda de los responsables controlando así la ocupación tanto de salas como de agendas de nuestros profesionales:

4. PREGUNTAS FRECUENTES

¿PUEDO ANULAR CLASES GENERADAS?

Sí, es posible anular clases ya generadas siempre y cuando no tengan pacientes/clientes inscritos. Solo debes seleccionar las clases y pulsar el botón “ANULAR”:

¿PUEDO ELIMINAR UN GRUPO?

Sí, pero para ello antes se deben anular las clases generadas en el grupo a eliminar. Se elimina pulsando el botón «X»:

NECESITO ELIMINAR UN GRUPO PERO TENGO GENTE INSCRITA, ¿CÓMO LO HAGO?

En el caso de que necesites eliminar un grupo con inscritos, deberás volver sobre tus pasos. Es decir, anular las inscripciones, después anular las clases y finalmente eliminar el grupo con el botón “x”.

 

¿PUEDO CAMBIAR CLASES GENERADAS DE UN GRUPO A OTRO?

Sí, para hacerlo debes pulsar el icono azul en la clase deseada. El programa te preguntará a qué grupo deseas mover la clase:

 

MI GRUPO VA A FINALIZAR ANTES DE LO ESPERADO, ¿PUEDO CAMBIAR LA FECHA DE FIN DEL GRUPO?

Sí, accede a la configuración del grupo (pulsando el icono lápiz) y marca una nueva fecha de fin. Al guardar, el programa te preguntará si deseas anular las clases generadas después de la nueva fecha de fin (siempre y cuando no tengan inscritos):

¿PUEDO CAMBIAR EL NOMBRE DE GRUPO?

Sí, accede a la configuración del grupo (pulsando el icono lápiz) y cambia el nombre. Al guardar, el programa te preguntará si deseas cambiar el nombre para todas las clases ya generadas de hoy en adelante: