¿Quieres hacer un recordatorio de cita o una comunicación importante a uno de tus pacientes? Con Clinic Cloud podremos realizarla de una manera muy sencilla a través de Whatsapp. A continuación te explicamos cómo podemos empezar a disfrutar d esta funcionalidad.

***Esta funcionalidad es gratuita para todos nuestros clientes PRO y MINI***

1.- PERMISO WHATSAPP

Para poder hacer uso de Whatsapp, cada usuario deberá tener el permiso correspondiente. Para concederlo, basta con acceder a la ficha de nuestros usuarios y marcar el permiso «WHATSAPP»:

De esta manera nos aseguraremos de que sólo el personal autorizado haga uso de esta herramienta.

***Es MUY IMPORTANTE que después de conceder el permiso, el usuario CIERRE SESIÓN Y VUELVA A LOGUEARSE para que se apliquen los cambios. El cierre de sesión debe hacerse a través del botón***

2.- CREACIÓN DE PLANTILLA PREDETERMINADA DE WHATSAPP

Para facilitar el trabajo diario, Clinic Cloud permite generar una plantilla con un texto predeterminado. Así al pulsar para hacer el recordatorio, aparecerá el texto que hayamos configurado y no tendremos que escribirlo de manera manual. Debemos acceder a CONFIGURACIÓN>PLANTILLAS>WHATSAPP:

Una vez dentro, escribiremos el texto y nos serviremos de las variables disponibles para que el programa extraiga la información de NOMBRE, FECHA, HORA DE LA CITA e incluso del CÓDIGO DE LLAMADOR DE PACIENTES. Solo debemos introducir el símbolo # y nos aparecerán a escoger las variables disponibles:

En caso de que en el texto queramos introducir saltos de línea, escribiremos el texto viendo el código fuente y guardaremos:

3.- VINCULACIÓN WHATSAPP

Al intentar hacer cualquier envío por primera vez, se nos abrirá una ventana de Whatsapp Web, en la que aparecerá un código QR a escanear:

Es en este momento cuando debemos acceder a Whatsapp en nuestro teléfono (el que decidamos usar) y seleccionar la opción «Whatsapp Web» que encontraremos en el menú de la parte superior derecha para escanear el código:

Y ya tenemos nuestra vinculación hecha!

4.- AUTORIZACIÓN DE PACIENTES

Solo a los pacientes que nos autoricen el envío de comunicaciones por Whatsapp les aparecerá el icono de envío. Una vez que el paciente nos lo autorice, debemos acceder a su ficha e indicarlo en el botón que señalamos en la siguiente imagen. Además, también podremos establecer la preferencia de recordatorio vía Whatsapp para que nos aparezca en cita y podamos recordar de manera rápida dicha preferencia.

****Por supuesto nuestro paciente debe tener marcada la casilla RGPD para hacer cualquier tipo de envío****

Al marcar la autorización nos aparecerá el siguiente mensaje:

****Si no queremos que el POP-UP aparezca de nuevo, debemos marcar el check que nos aparece en la parte inferior. Si desea conocer más información sobre la normativa RGPD, LOPD-GDD y LSSI-CE haga clic AQUÍ****

Al hacer una impresión de la ficha RGPD desde la ficha de nuestro paciente, aparecerán marcadas todas las autorizaciones:

5.- ¿CÓMO REALIZO LOS ENVÍOS?

Tenemos dos tipos de envío de Whatsapp:

5.1.- Envío de comunicación/mensaje libre:

Este envío nos permite enviar cualquier tipo de mensaje a nuestro paciente, y no queda relacionado con la cita. Podemos hacerlo desde su ficha de paciente, haciendo clic el el botón que encontrarán junto al teléfono:

Al hacerlo, se abrirá nuestra versión web de Whatsapp para que enviemos lo que necesitemos:

5.2.- Envío de recordatorio de cita.

El envío de recordatorio se puede realizar de las siguientes maneras:

1º Desde la cita:

Haciendo clic en el botón de Whatsapp que encontraréis dentro de la cita:

Automáticamente se nos abrirá la versión web con la plantilla que tenemos predeterminada en CONFIGURACIÓN>SMS:

Al hacerlo, en agenda aparecerá un botón de Whatsapp en VERDE que indica que la cita ha sido recordada:

2º Desde MARKETING>RECORDATORIO DE CITAS WHATSAPP

Al acceder a este apartado, encontraremos varios filtros:

  • Tipo: Tipo de citas a filtrar (Sin confirmar, Sin confirmar whatsapp, Confirmadas whatsapp, todas)
  • Agendas: Agendas que queremos filtrar para que aparezcan sus citas.
  • Fecha: Rango de fecha a seleccionar

Una vez hecho el filtro, en los resultados encontraremos varias columnas:

  • Válido: Nos indica si el teléfono del paciente es válido para el envío.
  • Recordada: Nos indica si ha sido recordada por alguna vía (sms, e-mail, teléfono, whatsapp).
  • Fecha: Fecha de la cita.
  • Hora: Hora de la cita.
  • Teléfono: Teléfono al que se le va a hacer el envío.
  • Asunto: Asunto de la cita.
  • Agenda: Agenda en la que está citada.

Además podremos elegir la plantilla de texto que deseemos que reciba el paciente, seleccionándolo en la parte inferior.

Para hacer el envío, tan solo tenemos que pulsar el icono de Whatsapp que aparece en la columna de «Acciones». Esta columna también nos da acceso a la cita en cuestión (icono lápiz) y a la ficha del paciente (icono lupa). Al hacer el recordatorio desde este apartado, en agenda también quedarán marcadas las citas recordadas.

Por último, este apartado también nos ofrece un «INFORME DE CITAS»:

Al pulsarlo, nos descargará un archivo Excel en el que aparecerá la información de cada cita, si ha sido recordada y por qué vía se ha hecho el recordatorio.

PREGUNTAS FRECUENTES:

¿Se puede realizar un envío masivo de recordatorios a través de Whatsapp? 

De momento Whatsapp web no permite el envío masivo (difusiones, por ejemplo) por lo que no es posible hacerlo desde Clinic Cloud.

He vinculado un número de teléfono y necesito cambiarlo ¿cómo lo hago?

Puedes cambiar el nº al que ha quedado vinculado abriendo Whatsapp web y cerrando sesión:

Uso Safari y no me funcionan los botones de envío, ¿qué ocurre?

Safari por defecto tiene activa una opción de seguridad que bloquea las ventanas de aparición automática.  Deben desactivar esto en las opciones de Safari:

**Os recordamos que también existen otras vías para hacer envíos de comunicaciones y recordatorios: