Guía práctica para generar facturas

⏱️ Tiempo estimado: 5 minutos
👤 Para: Administradores · Recepción · Facturación
📍 Dónde: Citas · Caja · Ficha del paciente

Introducción

Con el nuevo sistema, cada cobro o devolución genera automáticamente una factura vinculada. Esto reduce errores manuales y te permite trabajar con tranquilidad: Clinic Cloud se encarga de la parte técnica.

En esta guía aprenderás todas las formas de crear, gestionar y editar facturas, paso a paso.
Aplica tanto a clientes con Verifactu activo como sin él.

Esta guía es para ti si:

• Realizas cobros desde citas, caja o ficha del paciente

• Necesitas emitir facturas aunque el tratamiento aún no esté pagado

• Trabajas con mutuas

• Quieres saber qué se puede (y no se puede) editar en una factura

• Facturas a través de Verifactu.

Mapa rápido de la guía

1. Facturas con cobros asociados desde caja o desde la cita

2. Facturas sin cobros asociados, sobre tratamientos producidos

3. Facturas de Mutua

4. Editar una factura ya emitida

5. Proceso de facturación con Verifactu

1️⃣ Facturas con cobros asociados 

El caso más habitual: cobras y el sistema genera la factura automáticamente.

🎥 Video – Cobrar y facturar en un solo paso 

Qué verás en el video:

• Cómo generar una factura automáticamente tras un cobro 
• Te mostramos cómo generarla desde 3 puntos de acceso: desde la cita, la caja o la ficha del paciente

A continuación, te lo explicamos paso a paso:

• Paso 1: Accede al punto desde el que quieres facturar: desde la cita, desde la ficha del paciente o desde la caja. 

👉 Elige la opción que te resulte más cómoda: el resultado es el mismo.

• Paso 2: Rellena los datos de la factura: Antes de guardar, revisa que los datos del titular y datos fiscales estén completos.

💡 Si algún dato falta, el sistema te lo indicará para que puedas completarlo sin errores.

• Paso 3: Guarda y genera la factura. 

  • Pulsa Guardar para registrar el cobro y automáticamente, la factura quedará creada. 

ℹ️Si tienes Verifactu activo, debes seguir el mismo procedimiento pero en el botón verás “Guardar y enviar”. El sistema notificará el registro del cobro y el envío a VERI*FACTU.

2️⃣ Facturas sin cobros asociados (sobre tratamientos producidos)

Puedes emitir facturas aunque el tratamiento todavía no esté pagado, siempre que esté realizado.

🎥 Video – Facturar tratamientos sin cobros asociados

Qué verás en el video:

• Cómo generar una factura automáticamente para un tratamiento producido pero no cobrado. 
• Cómo registrar el cobro de los servicios cuando el paciente los abone

A continuación, te lo explicamos paso a paso:

• Paso 1: Marca la cita como realizada (desde la cita)

👉 Este paso es imprescindible para poder facturarla.

• Paso 2: Selecciona las citas a facturar 

• Paso 3: Pulsa el botón Facturar, situado en la parte superior derecha.

• Paso 4: Confirma pulsando Sí, facturar. 

✔️ La factura quedará creada, aunque todavía no tenga cobros.

Información a tener en cuenta:

❌ No podrás seleccionar citas que ya tengan cobros (ya estén facturadas), estén anuladas o no estén realizadas (producidas) 

ℹ️Si tienes Verifactu activo, debes seguir el mismo procedimiento pero en el botón verás “Guardar y enviar”.  El sistema notificará el registro del cobro y el envío a VERI*FACTU.

¿Cómo puedo abonar los conceptos facturados?

Cuando el paciente pague: 

1. Accede a la factura.
2. Ve al apartado Cobros.
3. Pulsa Abonar conceptos.
4. Indica la forma de pago.

✔️ Una vez abonado: El cobro aparecerá reflejado en el apartado Cobros y registrado en caja

3️⃣ Facturas de Mutuas

El funcionamiento es el habitual, con una novedad clave:

• ✔️ La factura se genera automáticamente
• ❌ No puede eliminarse
• ❌ No puede editarse una vez generada. 

📌 Para más información, consulta la documentación de facturas a mutuas aquí

4️⃣ Editar una factura ya emitida: ¿qué puedes hacer?

Desde una factura emitida, accediendo al botón Acciones (parte superior derecha) puedes:

• Acceder a la ficha del paciente

• Devolver, anular, imprimir o enviar por email

• Cambiar la forma de pago

• Editar detalles del concepto

• Abonar conceptos en facturas sin cobros

⚠️ Importante: Si la factura ya ha sido enviada a VERI*FACTU, no podrá editarse en ningún caso.

🎥 Video – Acciones disponibles en una factura  

5️⃣ Cómo facturar con Verifactu

Sección exclusiva para clínicas con Verifactu activo
🎥 Video principal: Proceso completo de facturación con Verifactu (8 minutos)

Qué verás en este video:

1. Qué cambia cuando tienes Verifactu activo
2. Emitir una factura con cobro (Guardar y enviar)
3. Emitir una factura sin cobro (tratamientos producidos) y abonar conceptos. 
4. Qué se puede y qué no se puede editar
5. Cómo devolver o anular una factura
6. Errores habituales y cómo evitarlos

❗ Errores habituales

• ❌ No puedo facturar → la cita no está marcada como realizada
• ❌ No puedo editar → la factura ya fue generada con o sin VERI*FACTU
• ❌ No aparecen citas → ya están facturadas o anuladas
  
  

✅ En resumen

• ✔️ El sistema automatiza la creación de facturas
• ✔️ Puedes facturar desde distintos puntos, según tu flujo de trabajo.
• ✔️ Siempre sabes si una factura está cobrada o no
• ✔️ Menos errores, más control y seguridad fiscal