¿Tiene página web del centro? Clinic Cloud le ofrece la posibilidad de activar el sistema de citación online, sus pacientes podrán solicitar una cita desde tu web y automáticamente la cita quedará registrada en el programa. Además, también podrán realizar el pago de la misma a través de la plataforma de Paypal. A continuación le explicaremos como solicitar, configurar y utilizar su citación online.
Si desea esta funcionalidad lo primero que debe hacer es solicitar la activación de la cita online avanzada a través del interrogante ? de su aplicación.
Es necesario que nos indique lo siguiente:
Podemos establecer cualquiera de los filtros que indicamos a continuación:
Para poder llevar a cabo la activación de su cita online, es imprescindible que su correo electrónico esté correctamente configurado en el apartado MAIL de su configuración. Puede consultar la ayuda de la configuración AQUÍ.
IMPORTANTE: «Algunas funcionalidades mostradas en esta FAQ sólo están disponibles en la cita online avanzada, si usted está utilizando la versión anterior, solicite más información en info@clinic-cloud.com«
Esta funcionalidad debe ser activada previamente por el equipo de soporte de Clinic Cloud.
En caso de estar los Pagos Online activos aparecerá en la parte superior de su cita online el siguiente mensaje: «Bienvenido al sistema de pago y cita online».
Por el contrario, si no tiene esta opción activa se indicará el siguiente mensaje: «Bienvenido al sistema de cita online».
Lo primero que debemos hacer una vez ya tenemos los Pagos Online activos es configurar dentro de Clinic Cloud la forma de pago a través de la cual vamos a recibir los pagos.
Esto lo haremos desde configuración > listados > caja y facturación > formas de pago:
Posteriormente, en Configuración > Empresa, debemos configurar la opción de «Pagos online» donde indicaremos dicha forma de pago (en nuestro ejemplo la hemos llamado Paypal). Desde aquí configuraremos la cuenta de Paypal en la que se recibirán los cobros de los clientes. Para ello simplemente hay que indicar el correo que se usa como usuario de la cuenta de Paypal Bussiness (muy importante no equivocarse para no perder los pagos).
Desde la Configuración de Agendas debemos indicar qué agendas van a ofrecer disponibilidad en nuestra cita online. Para ello, accederemos a la agenda en cuestión y configuraremos:
En el panel a la derecha, dispondrá de los horarios relativos a la Cita Online. Puede coincidir con la agenda normal u ofrecer una disponibilidad menor:
Además, dispondremos del «Bloqueo de Horas Online (horas)», dicho apartado nos permitirá determinar el número de horas que la cita online no estará disponible. Por ejemplo:
En este caso el próximo horario disponible siempre será dos horas después de la actual, por tanto el bloqueo de horas nos permite que no cojan citas online en el momento actual, sino que podemos determinar el rango de maniobra para poder rechazar o aceptar dicha cita.
Debemos tener en cuenta que Clinic Cloud determinará los huecos para las citas en función del horario de la Agenda y de la duración del Servicio. De tal forma que si tenemos horario de 10 a 12 horas y el Servicio dura 30 minutos, tendremos 4 huecos disponibles (10:00, 10:30, 11:00, 11:30).
Por supuesto, si ya hay citas en el horario, no se ofrecerá dicho hueco para que no se solapen citas.
IMPORTANTE: En el caso de que solicite el selector de MUTUA, deberá asignar a cada profesional la mutua con la que trabaja. Para más información haga clic AQUÍ.
Podemos establecer diferentes opciones de pago al hacer la reserva:
Desde la Configuración de Servicios deben marcar los tratamientos que desean que aparezcan a elegir por el paciente cuando soliciten su cita:
Por defecto, los Servicios NO estarán disponibles para Cita Online hasta que se marquen expresamente.
En tu enlace de cita online existe la posibilidad de que el paciente pueda contemplar el precio del servicio y al finalizar un resumen de la reserva.
Para poder activar o desactivar esta función debemos acceder a Configuración > Empresa > Configuración > Cita Online > Precio de los servicios visibles (Sí/No)
Una vez activada y configurada nuestra cita online, el funcionamiento es el siguiente:
Cuando el cliente entre en el apartado específico de su web, le aparecerá lo siguiente:
El cliente (en el caso de que los filtros estén activos) deberá seleccionar el tipo de mutua, especialidad y tratamiento que desee realizarse.
Al hacer click en «Siguiente», le aparecerá esta pantalla que se compone de lo que pasamos a describir a continuación:
En este punto de la reserva online, el paciente podrá realizar la reserva de su cita como un «usuario no registrado» (Si es la primera vez que el cliente acude a su centro) o como un «usuario registrado» (Si es un cliente habitual de nuestro centro).
Los Textos correspondientes al Consentimiento Informado y Política de Privacidad deberán ser configurados desde Configuración > Empresa > Textos
El paciente podrá aceptar los checks deseados, siendo el primer check obligatorio. Una vez que el primer check sea marcado, se auto-marcará la casilla de RGPD en la ficha del paciente.
De manera opcional tendrá la posibilidad de autorizar las comunicaciones comerciales (Publicidad) y envíos de comunicaciones mediante Whatsapp.
Al marcar los checks deseados se marcarán también en la ficha del paciente:
Una vez completados los datos, el cliente deberá aceptar el «Captcha» de «No soy un robot» para poder continuar.
Una vez marcado el «Captcha», el cliente tendrá 2 opciones:
Y automáticamente le llegará al cliente un email como éste en el que se le indica que la reserva se ha realizado:
Recuerde que debe confirmar la cita desde dentro de la misma. Cuando el centro confirme la cita, al cliente le llegará este tipo de email:
Con el fin de evitar duplicidad de fichas de pacientes, Clinic Cloud cuenta con un sistema de Matching. Esto significa que nuestro programa comprobará una serie de datos y buscará coincidencias con nuestras fichas de paciente. De esta manera si un paciente de nuestra base de datos nos solicita cita como «USUARIO NO REGISTRADO» el programa lo enlazará automáticamente. Los criterios que se siguen para el matching son los siguientes:
1º Coincidencia exclusivamente por DNI
2º Coincidencia exacta de Nombre, Apellidos, Email y Teléfono en (Tele1 o Tele 2)
3º Coincidencia exacta de Email y Teléfono en (Tele1 o Tele2) y contiene el nombre y apellido
4º Coincidencia exacta de Teléfono (en Tele1 o Tele 2) y Email
5º Coincidencia exacta de Teléfono (en Tele1 o Tele2), nombre y apellidos
6º Coincidencia exacta de Teléfono (en Tele1 o Tele2) y apellidos, y contener el nombre
7º Coincidencia exacta de Email y Apellidos y contiene el nombre
