Desde Clinic Cloud podemos realizar varios tipos de envíos por mail:

Además, cuando un paciente nos solicita una cita online o usamos la Telemedicina, se harán envíos automáticos a nuestros pacientes avisando del estado de la cita o con el enlace de conexión a la video-consulta.

Para poder hacer los envíos, debemos configurar la cuenta de correo remitente en Clinic Cloud. En el caso de que no lo tengamos correctamente configurado, nos aparecerá un aviso como este:

avisoemail

Tengan en cuenta que la política de privacidad que va a contener el e-mail que enviamos es la que tengamos configurada en la cuenta de correo que estemos usando y recuerde que para enviar EMAIL y SMS es necesario que el contacto destinatario disponga de la casilla de RGPD de su ficha activa. Y si quiere enviar campañas de EMAIL y SMS, también debe tener la casilla de Suscrito a Publicidad activa. Más info: Marcado automático de consentimientos.

 

¿CÓMO CONFIGURAMOS NUESTRO CORREO?

Podemos configurar el correo del centro en nuestro programa siguiendo unos los siguientes pasos:

1º ACCEDER A CONFIGURACIÓN>MAIL

Accedemos a la sección “Configuración” pulsando el botón:

Vamos bajando hasta el final de la página y en la sección “Administrador”, clicamos en el módulo “Email”:

Sólo tendremos acceso a la configuración del email si somos Administradores.

2º INTRODUCIR LOS DATOS DEL CORREO ELECTRÓNICO

Accedemos al módulo de email donde vamos a configurar nuestro correo para poder hacer nuestros envíos. Nos aparecerá el siguiente cuadro:

 

Tenemos que introducir:

1.-Email: El que queramos usar como remitente de nuestros envíos (no tiene por qué coincidir con nuestro mail de acceso)

2.-Contraseña: Contraseña del correo que usamos, no la de acceso a Clinic Cloud. No hay problema en introducir la contraseña del email, puesto que el programa la encripta y dispone de la máxima seguridad.

3.-Host: En este apartado encontraremos varias opciones predeterminadas:

  • GMAIL
  • HOTMAIL
  • YAHOO
  • OTRO

Al escoger cualquiera de las 3 primeras opciones, los campos SMTP, PUERTO Y PROTOCOLO se completan automáticamente.

3.1. HOST: DOMINIO PERSONALIZADO:

Si nuestro dominio es personalizado, debemos escoger la opción «OTROS» e introducir manualmente la información en los campos SMTP, PUERTO Y PROTOCOLO. Si no dispone de esta información deberá solicitar a su proveedor de correo que le indique cuales son estos parámetros. Normalmente lo encontrará en la ayuda que ponen a su disposición para configurar su e-mail en una herramienta como Outlook. Ya que el envío que se realiza desde Clinic Cloud es igual que el que se realiza desde Outlook.

Los datos de algunos proveedores para dominios personalizados podrían ser los siguientes:

GMAIL

  • HOST: GMAIL
  • SMTP: smtp.gmail.com
  • PUERTO: 465
  • PROTOCOLO: ssl

ARSYS:

No permiten que se envíen correos con un alias de la cuenta configurada, es decir, no podrá configurar una plantilla en el que el “De” no sea la misma dirección de email configurada ya que de otro modo el envío fallará.

 

1&1:

  • HOST: OTRO
  • SMTP: smtp.1and1.es
  • PUERTO: 587
  • PROTOCOLO: TLS (en algunos casos puede ser SSL, también puede influir que lo introduzcan en mayúscula o minúscula)

STRATO:

  • HOST: OTRO
  • SMTP: smtp.strato.com
  • PUERTO: 25
  • PROTOCOLO: ________ (el campo SSL debe estar vacío).

 

YAHOO:

Puede guiarse con la ayuda de este enlace: https://es.ayuda.yahoo.com/kb/SLN4724.html?guccounter=1

  • HOST: OTRO
  • SMTP: smtp.mail.yahoo.com
  • PUERTO: 465 o 587
  • PROTOCOLO: TLS (si está disponible)

Además, requiere que se habilite el acceso a las apps menos seguras, cliclando en el siguiente enlace: https://es-us.ayuda.yahoo.com/kb/SLN27791.html

  • Tendrá que clicar «Ve a la opción de configuración Seguridad de la cuenta».
  •  Introducir su correo y contraseña
  • Activar «Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro».

 

OUTLOOK:

Será necesario que tengan contratado el plan empresarial de Office 365. Pueden consultar toda la información AQUÍ.

  • HOST: OTRO
  • SMTP: smtp.office365.com
  • PUERTO: 587 o 25
  • PROTOCOLO: tls
Configuración de la aplicación Valor
Servidor/Host inteligente smtp.office365.com
Puerto Puerto 587 (recomendado) o puerto 25
TLS/StartTLS tls (en minúscula)
Dirección de correo y contraseña Escriba las credenciales de inicio de sesión del buzón hospedado que se usa

 

3º GUARDAR

Una vez rellenados los datos, clicamos en el botón “Guardar” y el programa nos avisará si es necesario revisar algún apartado o si finalmente el correo se ha configurado correctamente.

NO CONSIGO CONFIGURAR MI CUENTA, ¿QUÉ OCURRE?

Clinic Cloud no realiza ningún tipo de comprobación o requisito especial para esto, si no le funciona la configuración es que no está introduciendo los parámetros adecuados.  Si está introduciendo los datos correctos y al guardar le aparece un mensaje de error, probablemente sea porque su correo tiene deshabilitado el uso de terceros.  Le damos algunos ejemplos de cómo habilitarlo:

Si su cuenta es de Gmail Free: 

Es posible que le envíen un correo de confirmación  antes de que pueda activar el servicio, el que deberá seguir el enlace de “Si has sido tú” para permitir los envíos.Una vez aceptado tarda unas horas en estar activo. El e-mail es similar al siguiente:

iniciosesion

Gmail además requiere que se habilite el acceso a las apps menos seguras con estos dos pasos:

PASO 1:   https://myaccount.google.com/lesssecureapps appseguras

Si tiene activa la verificación en dos pasos, puede desactivarlo a través del siguiente enlace: https://support.google.com/accounts/answer/1064203?hl=es

PASO 2: https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

permitir

Se ha dado el caso de que también requiere que se complete el TOUR virtual por el Correo y por Contactos.  Vaya a contactos  arriba a la izquierda:

contactos

Y complete el Tour Virtual

Tour

Por último, recientemente Gmail también solicita la validación del teléfono:

verificar movil

Para acceder a la configuración de seguridad de su cuenta de Gmail use este enlace cuando esté logueado en su correo: https://myaccount.google.com/u/1/security?pli=1

Si su cuenta es de Gmail Suite: 

Es necesario que el Administrador de la cuenta autorice las aplicaciones menos seguras.

Y luego se active el permiso en la cuenta concreta que realiza los envíos:

Si su cuenta es de YAHOO:

Puede habilitarlo haciendo clic en el siguiente enlace: https://es-us.ayuda.yahoo.com/kb/SLN27791.html

  • Tendrá que clicar «Ve a la opción de configuración Seguridad de la cuenta».
  •  Introducir su correo y contraseña
  • Activar «Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro».

 

4º CONFIGURACIÓN DE PLANTILLAS DE ENVÍO DE E-MAIL:

Una vez configurado nuestro correo electrónico, podremos configurar las plantillas de envío de recordatorio. Encontraremos este apartado justo debajo de la configuración de nuestro e-mail:

Tengan en cuenta que para los siguientes envíos que indicamos a continuación solo podemos generar una única plantilla que será editable:

  • Presupuestos
  • Facturas
  • Cita online
  • Telemedicina
  • Pago online

En el caso de los RECORDATORIOS DE CITA podremos generar tantas platillas como deseemos haciendo clic en «NUEVA PLANTILLA» y posteriormente escoger la que necesitemos a la hora de hacer nuestro envío.

Al crearla encontraremos:

  1. Tipo: el tipo de plantilla que es (cita, factura,…)
  2. Nombre: nombre de la plantilla
  3. De: Remitente
  4. Asunto: podemos introducir el asunto que nos convenga, es el que verá el paciente al recibir nuestro mail.
  5. Herramientas: Desde aquí podremos editar la fuente, color etc de nuestro texto además de insertar enlaces, imágenes, vídeos, tablas… Así podremos personalizar todo lo posible nuestra plantilla.

Además, cuentan con una serie de variables para que el nombre, fecha, hora, etc de nuestro paciente se auto complete. Las variables aparecerán al escribir # y podremos escoger la que necesitemos. Disponemos de las siguientes:

  • #fecha_cita :  Para incluir la fecha de la cita a recordar.
  • #hora_cita: Para incluir la fecha de la cita a recordar.
  • #nombre_apellidos: Para incluir el Nombre y los Apellidos del contacto.
  • #nombre: Para incluir sólo el nombre
  • #apellidos : Para incluir solo los apellidos.
  • #codigo_llamador: Para incluir el código del llamador de sala de espera
  • #numero_factura: Para incluir el número de la factura
  • #numero_presupuesto: Para incluir el número de presupuesto
  • #fecha_presupuesto: Para incluir la fecha del presupuesto

Una vez creada podemos verla a pantalla completa:

 

Y podremos guardar nuestra plantilla. Recuerde que en cualquier momento podrá editar cualquiera de las plantillas ya configuradas haciendo clic en el icono lápiz: