Con Clinic Cloud podremos llevar el control completo de nuestra caja diaria, pudiendo hacer cuadres y cierres de caja al finalizar nuestra jornada.

Cuadres de caja

Los cuadres de caja sirven para realizar retiradas o ingresos de saldo en efectivo, pero que no corresponden ni a gastos ni a ingresos. En este artículo, te explicaremos detalladamente cómo hacer estos cuadres correctamente para que puedas llevar un control total de la caja de la clínica.

Es decir, en caso de que necesitemos realizar una retirada del dinero recaudado a lo largo del día, podremos hacer una retirada del efectivo a través del cuadre de caja. Esta retirada no corresponde a un gasto, sino que simplemente movemos el dinero de un sitio a otro, de la caja al banco, por ejemplo, de una manera segura y siempre controlada.

Por otro lado, también podremos utilizar el cuadre de caja cuando necesitamos realizar un ingreso de efectivo en la caja, por ejemplo cuando queremos tener cambio de caja, por lo cual realizaríamos un ingreso en la caja del centro. Este ingreso no hace referencia a una venta, sino a la necesidad de contar con cambio suficiente para el día.

Para realizar estos cuadres de caja, habrá que dirigirse al apartado CAJA, a continuación clicamos en NUEVO > NUEVO CUADRE:

Para poder continuar, es necesario que se indiquen los siguientes datos:

• Fecha: por defecto aparecerá la fecha actual
• Detalles: es necesario indicar un detalle o motivo de nuestro cuadre de caja
• Tipo: aquí es importante elegir el motivo. Será: Retirada > cuando retiramos efectivo o Ingreso > cuando ingresamos efectivo
• Importe: indicar claramente la cantidad que se está retirando o ingresando, para mantener un registro preciso

Tras hacerlo, el movimiento de cash o dinero efectivo aparecerá reflejado en el registro de nuestra caja así como en el resumen de efectivo. Abajo puede verse exactamente cómo el movimiento queda reflejado en un claro ejemplo:

Cierre de caja

Tras hacer los cuadres de caja, para cerrar la caja del día, el siguiente paso sería realizar el arqueo y cerrar la caja.

El arqueo nos va a permitir comprobar si el total de nuestra caja en Clinic Cloud coincide con lo que realmente tenemos en el cajón de nuestra clínica. Para ello simplemente tenemos que clicar en ARQUEO > ARQUEO DE CAJA:

Contaremos el dinero real que tenemos en nuestra clínica y guardamos:

A continuación veremos si el arqueo coincide con nuestro total de caja de Clinic Cloud. Si no coincide tendremos una discrepancia y el programa nos dirá exactamente la cantidad que descuadra, ya sea porque falta o porque sobra dinero (en nuestro ejemplo nos sobran 50 céntimos):

Una vez que hemos identificado por qué nos falta o sobra dinero (por ejemplo: una cita no contabilizada en el sistema, un gasto no registrado, etc) Para quitar esta discrepancia podemos volver a repetir el arqueo hasta que nos coincidan las cantidades. 

Una vez realizado el cuadre y el arqueo podremos cerrar nuestra caja clicando en CERRAR CAJA:

Si tenemos citas pendientes en nuestras agendas en el día actual, nos aparecerá el siguiente aviso y no podremos cerrar la caja hasta que no realicemos o anulemos estas citas:

Esto ocurre para que llevemos al día nuestra agenda y no olvidemos realizar y pagar citas del día. O anularlas si el paciente no ha asistido.

Una vez cerrada la caja no podremos realizar más movimientos en este día. Únicamente el usuario administrador podría volver a abrir la caja:

Por otro lado, si han pasado las 12 de la noche, al haber comenzado un día nuevo, ya no podremos cerrar la caja del día anterior.