Si estamos haciendo recordatorios de citas vía E-MAIL y algún paciente nos avisa de que no le ha llegado el correo puede deberse a varios motivos. A continuación te detallamos los puntos a revisar según el método de envío que uses:
1.-RECORDATORIO DESDE CITA
1.1- No aparece la opción de «Recordatorio e-mail» en la cita.
Esto ocurre cuando nuestro paciente no tiene marcado el check de Notificaciones Predeterminadas en la ficha. Debemos acceder a la ficha del paciente y marcarlo:
Una vez hecho esto, dicha opción aparecerá en la cita:
1.2.- El e-mail no es válido.
1.3.- No tenemos nuestro correo electrónico configurado
Si lo anterior está correcto, debemos revisar que nuestro correo electrónico, que será el remitente de nuestro recordatorio, está bien configurado, desde CONFIGURACIÓN > CONFIG. EMAIL:
Configuración de correo electrónico
1.4.- He marcado el dibujo de E-MAIL en la cita y no se ha hecho el envío.
Esto es porque pulsar el dibujo de E-MAIL en la cita NO HACE EL ENVÍO DEL CORREO. Este botón es informativo. Podemos marcarlo manualmente (porque hayamos recordado la cita fuera de Clinic Cloud), pero esto no implica el envío del mensaje, solo nos informa:
A TENER EN CUENTA: Si marcamos manualmente el icono de e-mail en una cita, Clinic Cloud reconocerá la cita como recordada y no la tendrá en cuenta en envíos de recordatorios automáticos o desde marketing.
2.-ENVÍOS DESDE MARKETING>RECORDATORIO DE CITAS E-MAIL:
2.1.- Nuestro paciente no aparece en el listado.
En este caso, debemos acceder a la ficha y marcar el check de Notificaciones Predeterminadas, tal y como explicamos en el punto 1.1. Y además comprobar que el mensaje no ha sido ya enviado a través de la cita, o se haya marcado manualmente el icono de e-mail en cuyo caso, debemos filtrar por TIPO>TODOS.
2.2.- Ya he comprobado todo lo anterior y sigo sin encontrar el motivo por el cuál no se ha hecho el envío.
Disponemos de un listado de E-MAIL en el que encontraréis un reporte del estado de vuestros envíos. Accedemos a MARKETING > Listado de EMAIL:
Donde encontraremos los siguientes estados:
Enviado: Ya se ha hecho el envío
Pendiente: Se ha hecho un primer envío fallido y está pendiente de hacerse otro automáticamente.
Error: Por algún motivo ajeno a Clinic Cloud no se ha podido hacer el envío.
Los motivos por los que los mensajes pueden estar en «pendiente» o «error» son variados (conexión, incidencia del proveedor de correo del cliente, bandeja de entrada del cliente llena, correo deshabilitado, etc.).
3.- RECORDATORIO DE CITAS AUTOMÁTICO
Podemos programar nuestros recordatorios de E-MAIL en CONFIGURACIÓN > RECORDATORIO CITA:
En el caso de que tengamos programado el recordatorio de E-MAIL automático y los envíos no se estén realizando, puede deberse a lo siguiente:
3.1.- El paciente no tiene el check de Notificaciones Predeterminadas:
3.2.- El correo electrónico no es válido.
3.3.- La configuración del recordatorio automático no es correcta.
Debemos de fijarnos si nuestra configuración de envíos está activa, y también si las fechas son correctas:
3.4.- La cita ya había sido recordada por cita/marketing o con anterioridad.
Si la cita ha sido ya recordada, el envío no se realizará, puesto que el programa reconoce que ya ha sido enviado el E-MAIL. Debemos tener cuidado también al cambiar de fecha una cita ya recordada. Por ejemplo, recuerdo una cita y mi paciente me dice que no va a poder acudir. Programo esa cita unos días más tarde y en lugar de crear una cita nueva, muevo la cita que ya tenía:
Esta cita no será recordada el día anterior puesto que ya tiene el símbolo del E-MAIL activo. Debemos acceder a la cita y pulsar el dibujo del E-MAIL para que vuelva a estar disponible para envío: