⏱️ Tiempo estimado: 5 minutos
👤 Para: Administradores · Recepción · Facturación
📍 Dónde: Citas · Caja · Ficha del paciente
Este documento recoge las preguntas y respuestas más relevantes realizadas durante el webinar sobre facturación en Clinic Cloud. Está organizado por bloques temáticos para facilitar su consulta posterior.
Datos de facturación y titularidad
1. ¿Se puede poner como pagador a alguien que no sea el paciente?
Sí. En el momento de hacer clic en “Pagar”, dentro de Venta > Datos de facturación, se pueden editar el titular, DNI/CIF y dirección fiscal. Estos datos serán los que aparezcan en la factura. Es importante hacerlo antes de guardar el cobro, ya que una vez generada la factura no se puede editar.
2. ¿Cómo facturar cuando el paciente es menor de edad?
En la ficha del paciente existe el apartado “Tutores”. Se pueden añadir los padres o tutores y marcar uno como Tutor legal, que será el que aparezca en las facturas.
3. ¿Puedo emitir una factura a una empresa sin cita agendada?
Sí. Se puede generar una factura directamente desde Ventas, siempre que la empresa esté creada previamente como Contacto.
4. ¿Una empresa puede añadirse como tutor?
No. Las empresas no deben añadirse como tutores. En su lugar, se indican como titular del pago en Datos de facturación al realizar la venta.
5. Actualmente facturo con otro programa que no es el de Clinic. ¿Puedo tener desactivada la función de facturación o no existe esa posibilidad?
Puede desactivar la facturación completa desde un usuario administrador en Configuración –> Empresa.
6. ¿Emite el libro de ventas del correlativo de facturas?
En el programa, el número de factura es correlativo, a medida que vayan generando facturas, para evitar saltos en la numeración. Si se refiere a si existe un libro contable de ventas, tenga en cuenta que el software no es un programa contable, pero puede exportar el listado de sus facturas desde Registro > Facturas o Registro > Gestoría para enviar a su gestor
Edición, anulación y rectificación de facturas
1. ¿Se puede modificar una factura ya emitida?
No. Las facturas no se pueden editar una vez generadas.
2. ¿Qué hago si necesito cambiar el titular o el concepto?
Si la factura ya está creada, será necesario:
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Anularla (si no ha sido enviada, cobrada ni declarada), o
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Emitir una factura rectificativa si ya ha tenido efectos fiscales.
3. Diferencia entre anular y rectificar una factura
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Anular: solo cuando la factura se creó por error, no se ha enviado, no se ha cobrado ni declarado. No tiene validez fiscal.
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Rectificar (devolución): cuando la factura ya es válida fiscalmente y hay que corregir importes total o parcialmente.
4. ¿Dónde puedo ver las facturas anuladas?
En Gestión > Facturas, filtrando por el estado “Anulada”.
5. ¿Por qué al anular una factura se mantiene la numeración?
Porque la numeración de facturas es correlativa por ley y no puede reutilizarse.
6. ¿Por qué no puedo anular citas ya cobradas y realizadas, sin tener que anular la factura?
Una vez que la cita está abonada y facturada no es posible modificarla. Si no ha tenido efectos fiscales, puede anularse. Si ya es válida fiscalmente, deberá emitirse una rectificativa.
7. Si me equivoco de AGENDA al realizar el cobro, ¿debo rectificar y hacer un cobro nuevo a la agenda correcta sacando factura nueva?
Efectivamente, debe devolver la factura no correcta y una vez devuelta debería generar la nueva factura en la agenda correspondiente.
Cobros, pagos parciales y anticipos
1. ¿Cuándo se genera la factura en Clinic Cloud?
La factura se genera al registrar un cobro, no antes.
2. ¿Cómo registrar un pago parcial?
Al realizar el pago desde la cita o presupuesto, se indica el importe parcial. Esto genera automáticamente una factura por ese importe.
👉 Guía paso a paso: https://clinic-cloud.com/faq/faq-soporte/como-realizar-un-pago-parcial
3. ¿Cómo facturar cuando primero hago la factura y luego el paciente paga?
Se debe usar la opción de Factura por tratamientos producidos:
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Marcar las citas como realizadas.
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Seleccionar las citas desde la ficha del paciente.
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Generar la factura.
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Cuando el paciente pague, registrar el cobro desde la propia factura.
👉 Más información: https://clinic-cloud.com/faq/cambios-en-la-facturación
4. ¿Cómo gestionar anticipos o pagos a cuenta sin generar servicios ficticios?
Los anticipos deben tratarse como cobros asociados correctamente a tratamientos futuros, siguiendo la lógica de tratamientos producidos para evitar saldos incorrectos.
👉 Más información: https://clinic-cloud.com/faq/faq-soporte/pagos-a-cuenta
5. ¿Cómo puedo hacer un pago a cuenta, y que no se genere la factura?. Porque al asignar el pago a cuenta al cobro de una cita, se me vuelve a generar otra factura, por un mismo cobro.
Al registrar un pago a cuenta tiene 2 opciones. Una opción es facturarlo en el momento, y al ir utilizando este pago a cuenta con el cliente, el programa generará rectificativas parciales de este cobro inicial, y facturas de los cobros en positivo que vamos registrando. Tenga en cuenta que si el uso de Saldo se hará en conceptos con el mismo tipo de IVA, debe emitir factura según normativa. No obstante, las dudas fiscales aconsejamos se asesoren con su gestoría y le indiquen cómo deben proceder.
👉 Más información: https://clinic-cloud.com/faq/faq-soporte/pagos-a-cuenta
6. Si el paciente ha pagado 6 sesiones en una y en las 5 sesiones restantes le pongo como a pagar 0 porque ya la abonó, ¿no se presentan las facturas de 0 o sí?
Las facturas se generan automáticamente al registrar cobros. Las 5 citas restantes que tendrán importe 0€, no registramos pagos, y por tanto no se generarán facturas.
Bonos, vales regalo y tratamientos
1. ¿Cómo se factura un bono por sesiones?
Los bonos no deben presupuestarse. Para que aparezca el desglose de sesiones:
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Agenda el bono directamente desde la cita.
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Factura cada sesión desde la cita correspondiente.
2. ¿Cómo gestionar vales regalo o tratamientos ya pagados pero no realizados?
La venta se haría desde caja como cobro simple y para registrar la cita solo se pondría marcada como realizada pero con importe 0. Tenga en cuenta que deben tratarse como tratamientos cobrados y pendientes de realizar, evitando que se interpreten como deuda.
3. Si tengo un servicio que no quiero cobrar por ejemplo un bono regalo (servicio que ya anteriormente han pagado) que vienen a disfrutar , como lo meto para que no me aparezca como "facturar producido"
En este caso, si ya está pagado y facturado antes de los cambios de facturación, puede marcar la cita como realizada y a coste 0
Devoluciones y errores frecuentes
1. Si devuelvo una factura, ¿debo marcar también el cobro como devuelto?
Sí, para que ambas facturas (original y rectificativa) queden correctamente compensadas. Una vez generada la factura rectificativa, se devuelve el cobro al paciente y verás la “salida” en la caja.
2. He enviado una factura a VeriFactu con datos erróneos y aparece como “enviada con errores”. ¿Qué hago?
Primero revisa el detalle del error en el aviso. En función del caso:
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Si no ha tenido efectos fiscales, puede anularse.
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Si ya es válida fiscalmente, deberá emitirse una rectificativa.
Ante dudas, recomendamos contactar con Soporte.
VeriFactu y cumplimiento normativo
1. ¿VeriFactu es obligatorio?
No todavía. Según la comunicación oficial actual, será obligatorio a partir de 2027.
2. ¿Cómo se activa VeriFactu en Clinic Cloud?
Debe solicitarse a través del botón de Ayuda, contactando con Soporte, usando un usuario administrador.
3. ¿Cómo saber si tengo VeriFactu activo?
Puede comprobarlo desde la configuración o consultando con Soporte.
4. Si no uso VeriFactu, ¿qué necesito para cumplir la normativa?
Usando el módulo de facturación de Clinic Cloud sin Verifactu activo, cumples con la normativa. Para cuestiones fiscales concretas, se recomienda consultar con su asesor o gestor.
5. ¿Qué ocurre si no activo VeriFactu? ¿Se envían mis facturas a Hacienda?
Si no solicita la activación de VeriFactu, las facturas no se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. Se generan sin trazabilidad directa con Hacienda.
6. Una vez activo VeriFactu, ¿todas las facturas se envían automáticamente?
Sí. Al registrar un cobro, la factura se genera y se envía automáticamente a Hacienda, excepto la primera factura de cada serie, que debe enviarse manualmente.
7. ¿Cómo se envía la primera factura de cada serie a VeriFactu?
Desde la propia factura, en el menú de Acciones > Enviar a VeriFactu. Esto permite confirmar o ajustar el número inicial de la serie antes del envío.
8. ¿Puedo generar facturas y enviarlas a VeriFactu más adelante?
No. Las facturas se generan al registrar el cobro. Si VeriFactu está activo, el envío se realiza en el momento de la generación (con la excepción indicada de la primera factura de cada serie).
9. ¿Clinic Cloud es compatible con TicketBAI?
Sí. El procedimiento es el mismo.
10. ¿Qué pasa si desactivo VeriFactu? ¿Puedo volver a editar o eliminar facturas como antes?
No. Independientemente de VeriFactu, las facturas no se pueden editar ni eliminar una vez generadas. En caso de error, deberá anularse o rectificarse según corresponda.
11. En centros con varios autónomos y varias series, ¿está disponible VeriFactu?
Actualmente la configuración con múltiples series se encuentra en estudio. En estos casos, Soporte revisa cada situación de forma individual.
12. Si sabes el error de una factura no enviada a Verifactu, ¿la anulamos y emitimos una nueva factura o hacemos una rectificativa?
En el caso de que al aviso de error sea porque falta el DNI, lo podría cumplimentar. Para otros casos, en función del caso. Si no ha tenido efectos fiscales, puede anularse. Si ya es válida fiscalmente, deberá emitirse una rectificativa y generar la correcta.
13. Yo soy autónomo sí que Verifactu será obligatorio para mi en julio del 2027. ¿Clinic cloud me obligará a usar Verifactu desde enero del 27 o tendré la opción de empezar en julio como me obliga la ley?
En respuesta a su pregunta, informarle que nos adaptamos a la legalidad. Si en su caso es obligatorio a partir de Julio, en el software será similar.
14. ¿Con VeriFactu se puede utilizar el método de factura simplificada?
Sí, pueden seguir usando la factura Simplificada. Adjuntamos tutorial de ayuda: https://clinic-cloud.com/faq/faq-soporte/pasar-una-factura-simplificada-factura
15. ¿Hay algún plazo para activar el VeriFactu obligatorio?
Verifactu ya está disponible para poderlo activar, pero no será obligatorio hasta el 2027 según la última comunicación oficial del Estado. Si quieren activarlo> Pueden solicitar su activación a Soporte desde el botón de Ayuda con su usuario administrador
Fiscalidad y contabilidad
1. ¿Las facturas marcadas como “No abonadas” cuentan para el IRPF trimestral?
Es una cuestión fiscal que debe revisarse con su asesor.
2. ¿Hacienda accede directamente a mis agendas o solo a las facturas?
Hacienda solo recibe las facturas si se tiene activado VeriFactu. En caso contrario, la información se gestiona a través del asesor.
3. Trabajo para un centro, pero quiero que mis datos fiscales aparezcan en la factura y no los de la clínica. ¿Es posible?
Sí, pero es necesario contratar un usuario adicional de facturación, para que las facturas se emitan con los datos fiscales correspondientes.
Recursos adicionales
¿Con quién puedo contactar para recibir asesoramiento sobre facturación, VeriFactu o TicketBAI?
Puede contactar con el equipo de soporte de Clinic Cloud:
- 📞 Teléfono: 958 105 050
- 🕘 Horario: lunes a jueves de 9:30 h a 18:00 h, viernes de 9:30 h a 14:00 h
- 🎥 Video tutoriales Clinic Cloud University:
https://clinic-cloud.productfruits.help/es/article/cliniccloud-university-video-tutoriales - 📘 Centro de ayuda y FAQs:
https://clinic-cloud.com/faq