Cómo adaptar tu clínica a Verifactu: lo que necesitas saber

A partir del 1 de enero de 2026, entra en vigor Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria. Esta medida busca reforzar la transparencia fiscal mediante la emisión de facturas verificables y trazables a través de software certificado, afectando directamente a clínicas y centros médicos privados. Además, para el resto de profesionales no sujetos al Impuesto de Sociedades, la obligación se amplía hasta el 1 de julio de 2026.

Pero, ¿en qué consiste exactamente Verifactu? ¿Cómo afecta a tu clínica y qué pasos debes seguir para adaptarte a tiempo?

En este artículo te lo explicamos de forma clara y sencilla.

¿Qué es Verifactu y por qué es importante para tu clínica?

Verifactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria que busca reforzar la transparencia fiscal mediante la emisión de facturas electrónicas verificables. Este sistema exige que todas las facturas emitidas por negocios, incluida la sanidad privada, estén verificadas electrónicamente y, si se desea, sean enviadas en tiempo real a la Agencia Tributaria. Esta medida forma parte de un plan estatal que tiene el objetivo de reducir el fraude fiscal y aumentar el control sobre los ingresos declarados.

¿A quién afecta?

Verifactu afecta a todas las clínicas privadas y centros médicos que emiten facturas a pacientes o aseguradoras, independientemente de su tamaño o especialidad. Para cumplir con Verifactu, las clínicas deberán contar con un software de facturación certificado, que garantice la integridad, conservación y trazabilidad de cada factura. En la práctica, significa decir adiós a modificaciones posteriores y a métodos de facturación no digitalizados.

Incluso si utilizas un sistema informático para facturar —ya sea un software completo o una solución más básica—, deberás asegurarte de que cumple con los nuevos requisitos legales. 

Están exentas algunas situaciones muy concretas, como las clínicas que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII), o aquellas con domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra. Pero si no es tu caso, es muy probable que te toque adaptarte antes de las fechas límite.

👉 ¿Tienes una clínica mediana o grande y necesitas adaptar tu software? En este artículo te damos las claves para elegir la herramienta ideal según las necesidades de tu centro.

Requisitos técnicos y operativos para cumplir con Verifactu

Para cumplir con Verifactu, las clínicas deben utilizar un software de facturación certificado que garantice:

• Generación de un código QR y huella digital por factura: cada factura debe incluir un código QR que permita su verificación y una huella digital (hash) que asegure su integridad. Además, esa huella se encadena con la siguiente factura para garantizar la trazabilidad.
• Registro seguro e inalterable de las facturas: las facturas deben guardarse en un formato determinado, sin posibilidad de borrado o modificación posterior.
• Firma digital de los registros: especialmente en la modalidad NO Verifactu, los ficheros deben ir firmados digitalmente.
• Registro de eventos contables: el sistema también debe guardar todos los eventos (creación, modificación, envío, etc.) relacionados con las facturas, con su correspondiente huella digital.
• Comunicación con la Agencia Tributaria: el software debe tener la capacidad de enviar los registros de facturación a la AEAT, ya sea en tiempo real (modalidad VERI*FACTU) o a requerimiento del organismo.

Estos requisitos aseguran la integridad, conservación y trazabilidad de cada factura, elementos clave para la transparencia fiscal.

Beneficios de adaptarse a Verifactu

Implementar un nuevo sistema de facturación puede parecer un reto, pero Verifactu no solo responde a una obligación legal: también es una oportunidad para mejorar la gestión de tu clínica. Adaptarse a tiempo puede marcar un antes y un después en tus procesos administrativos, y te permitirá trabajar con más orden, seguridad y eficiencia. Además de evitar sanciones, estarás modernizando tu centro y ganando tiempo para lo que realmente importa: tus pacientes.

Entre los principales beneficios se encuentran:

• Mayor transparencia y seguridad jurídica.
• Reducción de errores y duplicidades en la facturación.
• Mejora en la trazabilidad de los ingresos.
• Agilidad en la relación con Hacienda.
• Profesionalización de los procesos administrativos.

👉 Si quieres saber más sobre cómo proteger los datos en tu centro, no te pierdas este artículo sobre Seguridad y privacidad de datos en clínicas.

¿Cuándo entra en vigor?

Verifactu será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para las clínicas sujetas al Impuesto de Sociedades, y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de profesionales obligados. Esta ampliación de plazos, aprobada por el Gobierno en abril de 2025, da algo más de margen para adaptarse, pero no conviene esperar.
Si todavía no has empezado con la adaptación, este es el momento ideal para actuar: revisar tu software, formar al equipo y poner en marcha el sistema con tiempo suficiente. Adelantarte te permitirá evitar errores, imprevistos y posibles sanciones cuando la normativa entre en vigor.

Pasos para adaptar tu clínica: guía práctica

Prepararse para Verifactu no tiene por qué ser complicado si se siguen los pasos adecuados. La clave está en anticiparse, elegir las herramientas correctas y formar bien al equipo. A continuación, te dejamos una guía práctica con los puntos clave que deberías revisar cuanto antes para garantizar una transición sin sobresaltos y cumplir con la normativa a tiempo.

1. Evalúa tu software actual: Verifica si tu programa de facturación permite la emisión de facturas electrónicas compatibles con Verifactu. Consulta con tu proveedor o busca alternativas que estén alineadas con la normativa.

2. Elige un software certificado: Opta por soluciones que cumplan con Verifactu y que también te ayuden en la gestión diaria de tu clínica. Por ejemplo, herramientas como Clinic Cloud integran facturación, control de caja, gestión de citas y seguimiento clínico en un solo lugar.

3. Forma a tu equipo: Asegúrate de que todos los perfiles implicados en la gestión administrativa y facturación estén al tanto de las nuevas obligaciones y estén capacitados en el uso del nuevo sistema.

4. Implanta el sistema antes de las fechas: No dejes la adaptación para el último momento. Implementa el sistema con antelación para resolver dudas y ajustar procesos.

¿Qué pasa con las clínicas que trabajan con aseguradoras?

Si tu clínica trabaja con aseguradoras, también deberás emitir facturas con formato Verifactu cuando emitas a esas compañías. No solo es obligatorio con pacientes particulares, sino con cualquier tipo de cliente. Esto puede requerir adaptaciones específicas en tu sistema de facturación si gestionas cobros con diferentes aseguradoras o mutuas.

¿Cómo comunicar el cambio a tus pacientes?

Aunque Verifactu es una mejora interna en tu operativa, también afectará de forma visible a tus pacientes: verán un nuevo diseño de factura, con un código QR y otros datos que antes no se incluían. Por ello, es recomendable preparar una breve explicación en recepción o por email para anticipar dudas y mostrar transparencia. Un mensaje tipo podría ser:

“Desde esta fecha, todas nuestras facturas incluirán un código QR como parte de la nueva normativa Verifactu. Este sistema refuerza la seguridad y transparencia de los procesos administrativos. Gracias por tu confianza.”

¿Qué pasa si no cumples con Verifactu?

No adaptarse a tiempo puede suponer una infracción grave, según la normativa vigente.
Utilizar sistemas que no estén debidamente certificados o que hayan sido alterados conlleva sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal.
Por eso, contar con un software fiable y actualizado como Clinic Cloud es clave para cumplir con la ley y evitar riesgos innecesarios.

Casos prácticos: recomendaciones clave para una transición efectiva

Desde Clinic Cloud, estamos acompañando a muchas clínicas en su proceso de adaptación a Verifactu. Las que están dando el paso con mayor agilidad comparten una serie de buenas prácticas que te pueden servir de referencia para planificar tu transición con garantías:

• Sustituir herramientas manuales (como Excel o plantillas sueltas) por un software de gestión de clínicas que centralice toda la información y esté adaptado a la normativa.

• Aprovechar el cambio normativo para unificar procesos: gestión clínica, administrativa, contable y de facturación, todo en una única plataforma.

• Formar al personal administrativo para que domine el nuevo sistema y pueda trabajar con fluidez desde el primer día.

• Solicitar soporte técnico especializado para asegurar que la integración con la Agencia Tributaria se realiza correctamente y sin errores.

Cumplir con Verifactu es importante, pero no es el único objetivo. Las clínicas que se están adelantando al cambio están ganando en organización, eficiencia y tranquilidad en su día a día. Adaptarse es una oportunidad para mejorar, no solo una obligación legal.

Clinic Cloud, tu mejor aliado para cumplir con Verifactu y gestionar tu facturación

Adaptarse a Verifactu no solo implica cumplir con una nueva normativa, sino también aprovechar la oportunidad para mejorar la gestión integral de tu clínica. Clinic Cloud, el software de gestión de Doctoralia, está diseñado precisamente para eso.

Clinic Cloud ya está trabajando para garantizar la total adaptación del sistema a los requisitos técnicos y legales de Verifactu, de modo que tu clínica pueda realizar esta transición sin complicaciones. Y lo mejor es que Clinic Cloud va mucho más allá del simple cumplimiento normativo:

• Emisión de facturas electrónicas compatibles con Verifactu, con firma digital, huella antifraude y código QR integrado.
• Envío automático e inmediato a la Agencia Tributaria, sin margen de error ni necesidad de intervención manual.
• Adaptación sin esfuerzo: no tendrás que activar ni configurar nada. Clinic Cloud adapta el software por ti.
• Soporte especializado: el equipo de atención de Clinic Cloud está disponible para resolver cualquier duda antes, durante y después de la adaptación.
• Gestión centralizada: facturación, control de caja, stock y agenda digital, todo en un mismo sistema fácil de usar.
• Gestión clínica completa: historial médico digital, consentimientos informados y documentos clínico-administrativos organizados.
• Multiusuario con perfiles personalizados (recepción, dirección, profesionales sanitarios), para trabajar de forma eficiente y segura.
• Informes automáticos y cuadros de mando, para tomar mejores decisiones con datos en tiempo real.
• Actualizaciones continuas, siempre alineadas con la legislación vigente, sin que tengas que preocuparte por nada técnico.
  
  

Además, Clinic Cloud ya está integrado con sistemas como TicketBAI, donde muchos clientes emiten sus facturas con QR y las envían automáticamente a Hacienda. Tú no tendrás que configurar nada: si ya usas la funcionalidad de facturación de Clinic Cloud, el sistema se adaptará a Verifactu por ti, sin necesidad de activaciones manuales.

Los clientes deberán firman una addenda que autoriza a Clinic Cloud como su representante, y a partir de ahí, las facturas se generan, se firman y se envían directamente a la Agencia Tributaria, sin errores y sin esfuerzo.

También puedes configurar si prefieres emitir facturas automáticamente en el momento del cobro, o agruparlas como lo haces ahora. Eso sí, con Verifactu, la emisión será inmediata, por lo que anticiparte al cambio será clave. Y si tienes dudas, nuestro equipo de soporte estará a tu lado para resolverlas.

Esta automatización también beneficia a tu gestoría: no tendrás que enviarle manualmente las facturas, ya que estarán accesibles, organizadas y enviadas al momento. Además, en caso de devoluciones, podrás emitir facturas rectificativas con valor compensatorio, cumpliendo con la trazabilidad que exige la ley.

Adaptarse al sistema de facturación electrónica Verifactu es más que una obligación legal: es una oportunidad para transformar y digitalizar tu clínica, ganar eficiencia y ofrecer un mejor servicio a tus pacientes. No dejes que la complejidad del cambio te frene ni te arriesgues sanciones por no cumplir a tiempo. Con Clinic Cloud, no solo cumples, sino que llevas tu gestión clínica y administrativa al siguiente nivel, todo en una plataforma intuitiva, segura y diseñada para clínicas como la tuya.

Este es el momento perfecto para dar el salto a una solución completa, segura y adaptada al futuro de la sanidad privada. Es mucho más fácil de lo que imaginas.