1) Abre un documento en blanco en Microsoft Word.
2) Haz clic en la pestaña «Correspondencia» y, a continuación, haz clic en «Etiquetas».
3) Selecciona el tipo de etiqueta que deseas crear. Después de hacer clic en «Etiquetas», aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en «Opciones» y selecciona la etiqueta que deseas utilizar. Cuando hayas terminado, haz clic en «Aceptar» y, a continuación, haz clic en «Nuevo documento». Aparecerá un documento nuevo del tamaño de las etiquetas que seleccionaste.
4) Selecciona los datos para importar. En «Correspondencia», haz clic en «Seleccionar destinatarios» y luego en «Usar lista existente». Accede a tus archivos para seleccionar el título del documento de Excel que creaste. Haz clic en «Abrir» y aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si deseas seleccionar una «hoja». A menos que hayas utilizado más de una hoja en tu documento de Excel, puedes simplemente seleccionar «Hoja 1». Haz clic en «Aceptar». Después de hacer clic en Aceptar, puede parecer que no sucedió nada, pero tus datos ya fueron seleccionados.
5) El siguiente paso será clicar en Iniciar combinación de correspondencia y posteriormente en etiquetas. Finalmente cuando nos salga la ventana clicamos en Cancelar.
Haz clic en «Insertar campo combinado». Éste es el lugar donde colocarás los encabezados de la columna que creaste. Sólo seleccionaremos los encabezados de las columnas de la tabla de Excel que queramos que aparezcan en nuestra etiqueta.
Al insertar estos encabezados, deberás colocarlos exactamente de la misma forma en que deseas que aparezcan. Para una etiqueta postal, podrías insertar el encabezado «Nombre» en primer lugar y luego hacer clic en «Intro». En la línea siguiente insertarías el encabezado «Dirección» y luego harías clic en «Intro». En la línea siguiente, deberías insertar la «Ciudad» y agregar una coma y un espacio antes de insertar el «Estado». De este modo es cómo debería verse una etiqueta postal típica: «Nombre» «Calle» «Ciudad», «Estado» «Código postal».
6) Haz clic en «Actualizar las etiquetas». Los encabezados aparecerán en cada etiqueta en el documento.
7) Haz clic en «Vista previa de resultados». A continuación, podrás visualizar cómo se verán tus etiquetas cuando se importen los datos. Si quieres realizar algún cambio, haz clic de nuevo en «Vista previa de resultados» y podrás volver y hacer los cambios necesarios.
8) Finaliza la combinación. Cuando hayas terminado de editar las etiquetas, haz clic en «Finalizar y combinar» y selecciona «Editar documentos individuales». Aparecerá un cuadro de diálogo. Selecciona «Todos» y los datos serán importados a un documento nuevo.
9) Guarda tus documentos. Las etiquetas están ahora listas para ser impresas.
