Automatiza tus citas y reduce ausencias con una comunicación más eficaz
Introducción
Los recordatorios de cita son una de las herramientas más efectivas para reducir las inasistencias y mejorar la experiencia del paciente. Con Clinic Cloud, puedes automatizar estos recordatorios mediante SMS, email o WhatsApp, ofreciendo una comunicación más rápida, directa y eficaz.
En esta guía aprenderás cómo configurar y utilizar los recordatorios de cita por WhatsApp paso a paso, desde la activación de permisos hasta el envío de mensajes y la gestión de plantillas.
¿Qué aprenderás en este artículo?
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Cómo activar el uso de WhatsApp en Clinic Cloud
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Cómo configurar plantillas de mensajes personalizadas
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Cómo vincular WhatsApp Web o Escritorio
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Cómo autorizar pacientes para recibir mensajes
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Cómo enviar recordatorios desde la cita o desde marketing
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Cómo consultar informes de envíos
1. Activación del permiso de WhatsApp
Para utilizar WhatsApp como canal de comunicación, cada usuario de Clinic Cloud debe tener el permiso activado.
Pasos:
- Accede a la ficha del usuario.
- Activa la opción “WhatsApp”.
- Guarda los cambios.
⚠️ Importante: después de activar el permiso, el usuario debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que los cambios se apliquen correctamente (usando el botón “Desconectar”).
2. Creación de plantillas de WhatsApp
Las plantillas te permiten agilizar el envío de recordatorios sin necesidad de escribir el mensaje cada vez.
Paso 1. Accede a Configuración > Plantillas > WhatsApp
Paso 2. Crea tu mensaje personalizado.
Puedes crear mensajes personalizados utilizando variables dinámicas, como:
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Nombre del paciente
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Fecha de la cita
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Hora de la cita
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Código del paciente
Estas variables permiten que el mensaje se complete automáticamente con la información de la cita.
Para insertar una variable, escribe el símbolo # y selecciona la opción deseada.
Formato avanzado: Si necesitas saltos de línea o formato especial, edita el mensaje desde el código fuente antes de guardarlo.
Paso 3. Crear más plantillas
- Desde la sección Plantillas > WhatsApp sólo es posible crear una plantilla predeterminada.
- Si necesitas más plantillas, también puedes crearlas desde: Configuración > SMS
- Las plantillas creadas allí estarán disponibles posteriormente en: Marketing > Recordatorio de cita por WhatsApp
3. Configuración de WhatsApp Web o Escritorio
Antes de enviar recordatorios, debes vincular Clinic Cloud con WhatsApp.
Paso 1. Accede a Configuración > Empresa
Paso 2. Aquí puedes elegir entre:
- WhatsApp Web
- WhatsApp Escritorio
3.1 Uso de WhatsApp Escritorio
Pasos:
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Descarga la app oficial de WhatsApp Desktop
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Instálala en tu ordenador (Windows o Mac)
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Inicia sesión y vincúlala desde Clinic Cloud
Una vez vinculada, ya podrás enviar recordatorios directamente desde la aplicación.
3.2 Uso de WhatsApp Web
Pasos:
- Intenta enviar un recordatorio desde una cita
- Se abrirá la ventana de WhatsApp Web
- Escanea el código QR para vincular la cuenta
Una vez vinculada, el sistema quedará conectado automáticamente.
4. Autorización de pacientes
Solo podrás enviar recordatorios a pacientes que hayan autorizado la comunicación por WhatsApp.
Cómo activarlo:
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Accede a la ficha del paciente
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Activa la opción de autorización WhatsApp
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Guarda los cambios
💡 Puedes desactivar el aviso emergente si ya no deseas verlo nuevamente.
5. Cómo enviar recordatorios de cita
Existen dos formas principales de enviar recordatorios:
5.1 Desde la cita
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Accede a la cita en agenda
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Haz clic en opciones
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Selecciona “Recordatorio de cita whatsapp”
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El sistema abrirá WhatsApp con la plantilla predefinida lista para enviar.
- El sistema marcará automáticamente la cita como recordada.
Si prefieres, puedes hacer desde la cita rápida, seleccionando enviar recordatorio Whatsapp con un clic:
5.2 Desde el panel de cita rápida
El panel de cita rápida es el que se abre al crear o editar una cita en la vista lateral. Desde ahí también puedes enviar el recordatorio por whatsapp de esa cita:
5.2 Desde Marketing
Si necesitas recordar varias citas de forma más ágil, puedes realizar los envíos desde Marketing > Recordatorio de citas:
El primer paso es elegir el canal a través del cual se enviarán los recordatorios: SMS, correo electrónico o WhatsApp, en este caso elegimos WhatsApp:
Mediante los filtros disponibles podrás acotar la búsqueda para obtener resultados más precisos y enviar los recordatorios únicamente a los contactos deseados. Es posible filtrar las citas pendientes de confirmación, seleccionar agendas específicas y definir un rango de fechas.
Si no se selecciona ninguna agenda, se mostrarán por defecto las citas programadas para el día siguiente de todas las agendas.
El siguiente paso sería elegir la plantilla que queremos utilizar para nuestros recordatorios, clicando en Mensaje de WhatsApp:
Una vez aplicados los filtros y seleccionada la plantilla deseada, podrás enviar los recordatorios haciendo clic en el botón de WhatsApp que aparece a la derecha de cada cita. De este modo, podrás gestionar y enviar los recordatorios de forma individual para cada una de las citas mostradas:
Al hacer clic en el botón de WhatsApp, se abrirá automáticamente WhatsApp Web o la aplicación de WhatsApp, según la configuración de tu dispositivo. El mensaje aparecerá ya redactado y listo para ser enviado al cliente con un solo clic:
Estos recordatorios son independientes de Doctoralia
Los recordatorios de cita por WhatsApp, SMS y correo electrónico que configuras en Clinic Cloud son propios y funcionan al margen de las notificaciones automáticas de Doctoralia. Puedes tener ambos activos a la vez.
Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda con el proceso, por favor ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte, quienes estarán encantados de ayudarte.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar recordatorios masivos por WhatsApp?
No. Actualmente WhatsApp Web no permite envíos masivos (difusiones), por lo que Clinic Cloud tampoco puede realizar este tipo de envíos.
¿Puedo cambiar el número de WhatsApp vinculado?
Sí. Debes cerrar sesión en WhatsApp Web o Escritorio y volver a vincular el nuevo número desde el sistema.