Automatiza tus citas y reduce ausencias con una comunicación más eficaz

Introducción

Los recordatorios de cita son una de las herramientas más efectivas para reducir las inasistencias y mejorar la experiencia del paciente. Con Clinic Cloud, puedes automatizar estos recordatorios mediante SMS, email o WhatsApp, ofreciendo una comunicación más rápida, directa y eficaz.

En esta guía aprenderás cómo configurar y utilizar los recordatorios de cita por WhatsApp paso a paso, desde la activación de permisos hasta el envío de mensajes y la gestión de plantillas.

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Cómo activar el uso de WhatsApp en Clinic Cloud

• Cómo configurar plantillas de mensajes personalizadas

• Cómo vincular WhatsApp Web o Escritorio

• Cómo autorizar pacientes para recibir mensajes

• Cómo enviar recordatorios desde la cita o desde marketing

• Cómo consultar informes de envíos

1. Activación del permiso de WhatsApp

Para utilizar WhatsApp como canal de comunicación, cada usuario de Clinic Cloud debe tener el permiso activado.

Pasos:

1. Accede a la ficha del usuario.
2. Activa la opción “WhatsApp”.
3. Guarda los cambios.

⚠️ Importante: después de activar el permiso, el usuario debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que los cambios se apliquen correctamente (usando el botón “Desconectar”). Más información aquí.

2. Creación de plantillas de WhatsApp

Las plantillas te permiten agilizar el envío de recordatorios sin necesidad de escribir el mensaje cada vez.

Paso 1. Accede a Configuración > Plantillas > WhatsApp

Paso 2. Crea tu mensaje personalizado.

Puedes crear mensajes personalizados utilizando variables dinámicas, como:

• Nombre del paciente

• Fecha de la cita

• Hora de la cita

• Código del paciente

Estas variables permiten que el mensaje se complete automáticamente con la información de la cita.

Para insertar una variable, escribe el símbolo # y selecciona la opción deseada.

Formato avanzado: Si necesitas saltos de línea o formato especial, edita el mensaje desde el código fuente antes de guardarlo.

Paso 3. Crear más plantillas

• Desde la sección Plantillas > WhatsApp sólo es posible crear una plantilla predeterminada.
• Si necesitas más plantillas, también puedes crearlas desde: Configuración > SMS
• Las plantillas creadas allí estarán disponibles posteriormente en: Marketing > Recordatorio de cita por WhatsApp

3. Configuración de WhatsApp Web o Escritorio

Antes de enviar recordatorios, debes vincular Clinic Cloud con WhatsApp.

Paso 1. Accede a Configuración > Empresa

Paso 2. Aquí puedes elegir entre:

• WhatsApp Web
• WhatsApp Escritorio

3.1 Uso de WhatsApp Escritorio

Pasos:

1. Descarga la app oficial de WhatsApp Desktop

2. Instálala en tu ordenador (Windows o Mac)

3. Inicia sesión y vincúlala desde Clinic Cloud

Una vez vinculada, ya podrás enviar recordatorios directamente desde la aplicación.

3.2 Uso de WhatsApp Web

Pasos:

1. Intenta enviar un recordatorio desde una cita
2. Se abrirá la ventana de WhatsApp Web
3. Escanea el código QR para vincular la cuenta

Una vez vinculada, el sistema quedará conectado automáticamente.

4. Autorización de pacientes

Solo podrás enviar recordatorios a pacientes que hayan autorizado la comunicación por WhatsApp.

Cómo activarlo:

1. Accede a la ficha del paciente

2. Activa la opción de autorización WhatsApp

3. Guarda los cambios

💡 Puedes desactivar el aviso emergente si ya no deseas verlo nuevamente.

5. Cómo enviar recordatorios de cita

Existen dos formas principales de enviar recordatorios:

5.1 Desde la cita

1. Accede a la cita en agenda

2. Haz clic en opciones

3. Selecciona “Recordatorio de cita”

4. El sistema abrirá WhatsApp con la plantilla predefinida lista para enviar.

5. El sistema marcará automáticamente la cita como recordada.

Si prefieres, puedes hacer desde la cita rápida, seleccionando enviar recordatorio Whats app con un clic.

5.2 Desde Marketing

Si necesitas recordar varias citas de forma más ágil, puedes realizar los envíos desde Marketing > Recordatorio Whats app.

En esta sección encontrarás un listado con las próximas citas programadas. Para enviar el recordatorio, solo tienes que pulsar el icono de WhatsApp.

Además, podrás seleccionar la plantilla que deseas utilizar antes del envío.

6. Descargar Informe de envíos

Desde este módulo puedes descargar un informe pulsado “Informe de Citas” donde accederás a:

• Citas enviadas
• Estado del recordatorio
• Canal utilizado

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar recordatorios masivos por WhatsApp?

No. Actualmente WhatsApp Web no permite envíos masivos (difusiones), por lo que Clinic Cloud tampoco puede realizar este tipo de envíos.

¿Puedo cambiar el número de WhatsApp vinculado?

Sí. Debes cerrar sesión en WhatsApp Web o Escritorio y volver a vincular el nuevo número desde el sistema.