Puede acceder a través de Configuración -> Empresa

En primer lugar, una vez accedemos al módulo de EMPRESA, nos encontramos con los siguientes apartados:

1. EMPRESA

  • Datos de empresa
  • Datos de facturación
  • Guardar cambios

Si necesitamos cambiar la razón social, CIF, o cualquier dato de facturación, podremos hacerlo, pero debemos tener en cuenta lo siguiente:

Si elegimos la opción «actualizar existente», toda la facturación emitida hasta el momento se verá modificada.

Si elegimos la opción «generar nuevo», comenzaremos un nuevo histórico de facturación y la anterior se mantendrá con los datos antiguos.

2. LOGOTIPOS

En la parte superior tendremos la segunda pestaña, «Logotipos», donde podremos incorporar dos logotipos de la empresa.

Debemos tener en cuenta que al modificar la imagen se establecerá como logo de empresa automáticamente. La resolución recomendada es 300 x 100 pixeles, siempre en formato jpg, png o gif. Sólo las imágenes JPG se mostrarán al imprimir documentos.

3. TEXTOS

Por otro lado, en la tercera pestaña superior tendremos el módulo de «Textos», donde podremos incorporar todos los textos correspondientes para nuestros documentos. Entre ellos nos encontraremos las opciones de configurar los siguientes textos:

  • RGPD: la siguiente nota se incorporará como pie de página en facturas, presupuestos…
  • Texto ficha LOPD: dicho texto corresponderá al que deben firmar los pacientes en el centro
  • Texto final ticket 1 y 2: se visualiza en la parte inferior de los tickets emitidos
  • Validez Presupuesto: Dicho mensaje aparecerá por defecto en los presupuestos emitidos
  • Normas de Presupuesto: Dichas normas aparecerán por defecto en los presupuestos emitidos
  • Política de Privacidad: Corresponde al texto que deben aceptar en la cita online. Para más información clicar aquí.

4. CONFIGURACIÓN

Finalmente, nos encontraremos con el campo de Configuración donde nos encontraremos los siguientes apartados:

PREFERENCIAS:

  • El menú responsive: nos permite adaptar nuestra pantalla a los dispositivos desde los que accedamos.
  • Control horario: Nos permite elegir si queremos usar el Control de Jornada.

CONTACTOS:

  • DNI y país obligatorio: Esta preferencia nos permite activar el DNI y país OBLIGATORIO cada vez que creamos la ficha de un nuevo paciente.
  • Marcado Automático RGPD: Al marcar esta opción, todos los pacientes que registremos tendrán marcado el check de RGPD de la ficha de paciente por defecto (La activación de esta opción no modifica las fichas creadas con anterioridad).
  • Marcado automático Suscrito a publicidad: Al marcar esta opción, todos los pacientes que registremos tendrán marcado el check de SUSCRITO A PUBLICIDAD de la ficha de paciente por defecto.

***La activación de esta opciones no modifica las fichas creadas con anterioridad, si necesitan que se haga cualquier modificación automática de los pacientes generados deben solicitarlo a través del botón ? de su programa indicando el rango de fecha de alta de los pacientes que quiere tener con la opción activa, o bien, la numeración de dichos pacientes; Por ejemplo, «Solicito el marcado de la casilla RGPD y/o SUSCRITO A PUBLICIDAD de los pacientes dados de alta desde el 1 de enero hasta el día de hoy», o bien «los pacientes que su número de historia vaya del 1 al 200″***

FACTURACIÓN Y CAJA: 

  • Igic: Al activar IGIC, cambiaremos de IVA a IGIC (para Clínicas en Canarias).
  • Serie predeterminada: Para poder hacer uso de dicha funcionalidad debe solicitarlo previamente a Clinic Cloud. De ésta forma cuando genere una factura aparecerá la serie predeterminada. Más información clicando aquí.
  • Facturas obligatorias en ventas: cada vez que se realice un abono se realizará automáticamente una factura
  • Rectificativas: al activar las rectificativas cuando se realice una factura nos permitirá realizar una devolución, de forma que se genere una factura rectificativa.
  • Añadir leyenda de exentas automáticamente: Al activar esta opción, en todas las facturas en las que los conceptos facturados sean con IVA 0, aparecerá impresa en la parte inferior de la factura la siguiente leyenda:
    Factura exenta de IVA segúnLey 37/1992, de 28 de diciembreart20Uno9. En caso de que la factura contenga también algún concepto con IVA, esta leyenda no aparecerá.
  • Simplificadas: Podrá crear una factura simplificada en ventas, además puede acceder AQUÍ para obtener mas información.

RESTABLECER DATOS:

  • Restablecer datos: esta opción le permite eliminar los datos de la aplicación de forma IRREVERSIBLE, es muy importante consultar previamente a realizar dicha acción.

5. PAGOS ONLINE

En el apartado «CORREO PAYPAL» estableceremos nuestro usuario de acceso a nuestra cuenta de Paypal Bussines. En la cuenta que establezcamos aquí es donde llegarán los pagos de nuestros pacientes.

5. HISTORICO RAZONES DE FACTURACIÓN

En este histórico veremos un listado de todas las veces que se han aplicado cambios en los datos de facturación:

En este podemos ver que se han hecho cambios en 3 ocasiones en los datos. Lo que ha provocado que genere 3 históricos. Como podéis comprobar cada uno de los históricos lleva una fecha. Esa es la fecha del cambio, por lo que todas las facturas desde esa fecha hasta la siguiente contienen esos datos de facturación:
Primer histórico:

Segundo histórico:

Podemos modificar los datos de facturación de esos históricos. Por ejemplo. Si veo que los datos de facturación del primer histórico están mal puedo cambiarlos con el lápiz, alterando el periodo desde el 09/07/2020 hasta el 11/11/2020:

El último histórico (el que aparece en la primera fila) NO SE PUEDE MODIFICAR DESDE AQUÍ. Se modificará cambiando los datos de empresa.
– Si genero nuevo histórico, tendré otro más y a partir de ahora las facturas que emita irán con los nuevos datos:

*Los históricos sólo nos muestran las facturas a partir de 2019. Aunque no me aparezcan facturas previas a 2019, si hago un cambio en ese histórico o actualizo el existente (en caso de que no lo haya actualizado nunca, es decir, solo tengo un histórico que es el actual) me va a cambiar también esas facturas previas al 2019 que no aparecen.

Finalmente, debemos saber que todos los cambios producidos en el área de Empresa se verán registrados en el módulo del LOG CONTROL.

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