Puede acceder a través de Configuración -> Empresa

En primer lugar, una vez accedemos al módulo de EMPRESA, nos encontramos con los siguientes apartados:

1. EMPRESA

  • Datos de empresa
  • Datos de facturación
  • Guardar cambios

 

Si necesitamos cambiar la razón social, CIF, o cualquier dato de facturación, podremos hacerlo, pero debemos tener en cuenta lo siguiente:

Si elegimos la opción «actualizar existente», toda la facturación emitida hasta el momento se verá modificada.

Si elegimos la opción «generar nuevo», comenzaremos un nuevo histórico de facturación y la anterior se mantendrá con los datos antiguos.

2. LOGOTIPOS, FIRMA Y SELLO

En la parte superior tendremos la segunda pestaña, «Logotipos», donde podremos incorporar dos logotipos de la empresa.

Debemos tener en cuenta que al modificar la imagen se establecerá como logo de empresa automáticamente. La resolución recomendada es 300 x 100 pixeles, siempre en formato jpg, png o gif. Sólo las imágenes JPG se mostrarán al imprimir documentos.

Por otro lado, tendremos la opción de añadir firma y sello. Estas imágenes sólo se mostrarán en la impresión de facturas y presupuestos y deben tener formato jpg. No se mostrarán para impresiones de facturas personalizadas, líneas de facturación y doble CIF. Al modificar la imagen se guardará automáticamente.

3. TEXTOS

Por otro lado, en la tercera pestaña superior tendremos el módulo de «Textos», donde podremos incorporar todos los textos correspondientes para nuestros documentos. Entre ellos nos encontraremos las opciones de configurar los siguientes textos:

  • RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): la siguiente nota se incorporará como pie de página en facturas, presupuestos, historia clínica, Imprimir Datos contacto, Generar documentos y firmar, Cita online (email confirmación clínica)
  • Texto ficha LOPD-GDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales): dicho texto corresponderá al que deben firmar los pacientes en el centro. Se visualiza en Contactos > Imprimir > Imprimir ficha RGPD, en la cita online (cuando el usuario acepta la RGPD) y en Contactos > Solicitar consentimientos.
  • Texto final ticket 1 y 2: se visualiza en la parte inferior de los tickets emitidos en la factura. El ticket 1 también se visualiza en el ticket recordatorio de cita.
  • Validez Presupuesto: Dicho mensaje aparecerá por defecto en los presupuestos emitidos
  • Normas de Presupuesto: Dichas normas aparecerán por defecto en los presupuestos emitidos
  • Política de Privacidad: Corresponde al texto que deben aceptar en la cita online. Para más información clicar aquí.
  • Publicidad: Dicho mensaje aparecerá visible en la pantalla de Sala de Espera de nuestros pacientes.ç
  • Términos y condiciones de uso: Corresponde al texto que deben aceptar en la cita online.

 

4. CONFIGURACIÓN

Finalmente, nos encontraremos con el campo de Configuración donde nos encontraremos los siguientes apartados:

PREFERENCIAS:

CONTACTOS:

  • DNI y país obligatorio: Esta preferencia nos permite activar el DNI y país OBLIGATORIO cada vez que creamos la ficha de un nuevo paciente.
  • Dirección Obligatoria: Esta preferencia nos permite activar la Dirección del paciente de forma obligatoria en la ficha del paciente.
  • Marcado Automático RGPD: Al marcar esta opción, todos los pacientes que registremos tendrán marcado el check de RGPD de la ficha de paciente por defecto (La activación de esta opción no modifica las fichas creadas con anterioridad).
  • Marcado automático Suscrito a publicidad: Al marcar esta opción, todos los pacientes que registremos tendrán marcado el check de SUSCRITO A PUBLICIDAD de la ficha de paciente por defecto.
  • Marcado automático Autorización de WhatsApp: Al marcar esta opción, todos los pacientes que registremos tendrán marcado el check de WhatsApp activo por defecto en la ficha del paciente.

***La activación de esta opciones no modifica las fichas creadas con anterioridad, si necesitan que se haga cualquier modificación automática de los pacientes generados deben solicitarlo a través del botón ? de su programa indicando el rango de fecha de alta de los pacientes que quiere tener con la opción activa, o bien, la numeración de dichos pacientes; Por ejemplo, «Solicito el marcado de la casilla RGPD y/o SUSCRITO A PUBLICIDAD de los pacientes dados de alta desde el 1 de enero hasta el día de hoy», o bien «los pacientes que su número de historia vaya del 1 al 200″***

CONFIGURACIÓN DATOS MÉDICOS:

Tendremos la opción de configurar cuatro campos de tipo «texto» que se verán en todas las historias clínicas del centro > Datos médicos.

Al configurar aquí los enunciados serán los mismos campos para todas las historias clínicas y luego podrán ser rellenados en la historia clínica de cada paciente.

FACTURACIÓN Y CAJA: 

  • Impuesto (IGIC / IVA / IPSI): Tendremos la opción de activar el tipo de impuesto en nuestros servicios, que podrá ser  IGIC (para Clínicas en Canarias), IPS (para Ceuta y Melilla) o IVA (Península).
  • Serie predeterminada: Para poder hacer uso de dicha funcionalidad debe solicitarlo previamente a Clinic Cloud. De ésta forma cuando genere una factura aparecerá la serie predeterminada. Más información clicando aquí.
  • Facturas obligatorias en ventas: cada vez que se realice un abono se realizará automáticamente una factura
  • Rectificativas: al activar las rectificativas cuando se realice una factura nos permitirá realizar una devolución, de forma que se genere una factura rectificativa.
  • Añadir leyenda de exentas automáticamente: Al activar esta opción, en todas las facturas en las que los conceptos facturados sean con IVA 0, aparecerá impresa en la parte inferior de la factura la siguiente leyenda:
    Factura exenta de IVA segúnLey 37/1992, de 28 de diciembreart20Uno9. En caso de que la factura contenga también algún concepto con IVA, esta leyenda no aparecerá.
  • Simplificadas: Podrá crear una factura simplificada en ventas, además puede acceder AQUÍ para obtener mas información.
  • Detalles de la cita en conceptos: Si marcamos SI en esta opción, al facturar aparecerán los detalles de la cita (Fecha y hora exacta de la cita)

CITA ONLINE:

Precio de los servicios visibles: Si tienes activa la cita online puedes decidir a través de esta opción si quieres que aparezca el precio del tratamiento cuando el paciente haga la reserva.

 

CITA:

1.- Asignación especialidad: En este apartado decidiremos si queremos que sea obligatorio o no asignar la especialidad a nuestros profesionales. El funcionamiento cambiará en función de lo que establezcamos:

  • Asignación de la especialidad SI: Será obligatorio completar el paso 4 de la configuración «asignaciones». En él asignaremos la especialidad correspondiente a cada uno de nuestros profesionales y solo se le podrán citar servicios de dicha especialidad y solo tendrán acceso a las historias clínicas vinculadas a la especialidad asignada.
  • Asignación de la especialidad NO: No será necesario configurar las asignaciones, todos los profesionales tendrán acceso a todas las historias (independientemente de la especialidad vinculada) y a la hora de citar aparecerán todos los servicios de todas las especialidades pudiendo agendar cualquiera de ellos.

 

2.- Asignación Mutua: En este apartado decidiremos si queremos que sea obligatorio o no asignar la mutua a nuestros profesionales. El funcionamiento cambiará en función de lo que establezcamos:

  • Asignación de la mutua SI: Será obligatorio completar el paso 4 de la configuración «asignaciones>asignaciones de mutuas». En él asignaremos la mutua correspondiente a cada uno de nuestros profesionales y solo se le podrán citar servicios de dicha mutua.
  • Asignación de la mutua NO: No será necesario configurar las asignaciones de mutua, a la hora de citar aparecerán todos los servicios de todas las mutuas pudiendo agendar cualquiera de ellos.

A tener en cuenta: Para la gestión de Grupos SI es necesario realizar la asignación de la especialidad a los profesionales.

 

RESTABLECER DATOS:

  • Restablecer datos: esta opción le permite eliminar los datos de la aplicación de forma IRREVERSIBLE, es muy importante consultar previamente a realizar dicha acción.

5. PAGOS ONLINE

En el apartado «CORREO PAYPAL» estableceremos nuestro usuario de acceso a nuestra cuenta de Paypal Bussines. En la cuenta que establezcamos aquí es donde llegarán los pagos de nuestros pacientes.

5. HISTORICO RAZONES DE FACTURACIÓN

En este histórico veremos un listado de todas las veces que se han aplicado cambios en los datos de facturación:

En este podemos ver que se han hecho cambios en 3 ocasiones en los datos. Lo que ha provocado que genere 3 históricos. Como podéis comprobar cada uno de los históricos lleva una fecha. Esa es la fecha del cambio, por lo que todas las facturas desde esa fecha hasta la siguiente contienen esos datos de facturación:
Primer histórico:

Segundo histórico:

Podemos modificar los datos de facturación de esos históricos. Por ejemplo. Si veo que los datos de facturación del primer histórico están mal puedo cambiarlos con el lápiz, alterando el periodo desde el 09/07/2020 hasta el 11/11/2020:

El último histórico (el que aparece en la primera fila) NO SE PUEDE MODIFICAR DESDE AQUÍ. Se modificará cambiando los datos de empresa.
– Si genero nuevo histórico, tendré otro más y a partir de ahora las facturas que emita irán con los nuevos datos:

*Los históricos sólo nos muestran las facturas a partir de 2019. Aunque no me aparezcan facturas previas a 2019, si hago un cambio en ese histórico o actualizo el existente (en caso de que no lo haya actualizado nunca, es decir, solo tengo un histórico que es el actual) me va a cambiar también esas facturas previas al 2019 que no aparecen.

Finalmente, debemos saber que todos los cambios producidos en el área de Empresa se verán registrados en el módulo del LOG CONTROL.

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