¿QUÉ ES UN PAGO A CUENTA?
El pago a cuenta es una cantidad de dinero que el paciente nos deja en depósito pero que no está relacionado ni asociado a ningún tratamiento o producto.
Importante: Para poder activar dicha funcionalidad, la empresa debe enviar por escrito al departamento de Atención al Cliente que está exenta de IVA en todos sus servicios y a continuación solicitar su activación por sugerencia (?).
¿CÓMO SE REGISTRA UN PAGO A CUENTA?
En primer lugar debemos acceder a una nueva venta, seleccionar el contacto que nos ha dejado un pago a cuenta. Una vez seleccionado clicamos en «Pagos a cuenta» y rellenamos la información del pago:
Detalles: algún detalle o descripción del pago.
IVA: debemos elegir entre 0%, 4%, 10% o 21%
Importe final: la cantidad que deposita el cliente
En segundo lugar, añadimos el pago a la caja e introducimos la forma de pago en la que el cliente nos ha realizado el abono. También podemos realizar una factura si lo deseamos:
Dentro de la ficha de contacto, tendremos una nueva pestaña con los pagos a cuenta. Donde podremos visualizar el ingreso realizado por nuestro cliente:
En caso de equivocarnos al realizar el ingreso, podremos pinchar en acciones para devolver el ingreso o eliminarlo, si no se encuentra asociado a una factura, en caso de tener una factura asociada deberá devolver la factura.
Automáticamente, aparecerá un mensaje para confirmar dicha acción o anularla y nuestro pago se eliminará o devolverá como vemos a continuación:
¿CÓMO USO EL SALDO A FAVOR DE UN CLIENTE?
Cuando debamos realizar el cobro de un servicio/producto realizado por este paciente nos indicará el saldo disponible del que dispone. Por ejemplo, en la propia cita lo podemos ver:
En el caso de una cita, cuando accedemos a ella y clicamos en REALIZADA, nos aparecerá el siguiente mensaje para saldar la cita automáticamente. En caso de clicar en «Si, saldar cita» la cita quedará realizada y pagada y se descontará la cantidad correspondiente del saldo del paciente; en caso de clicar en «No, solo realizar», deberemos de clicar en PAGAR para abonar la cita cuando lo deseemos:
En la pestaña de nueva venta dispondremos de una casilla para poder introducir las diversas formas de pago, entre ellas podremos elegir la opción de abonar el importe dentro de la casilla «Saldo»:
Automáticamente, el saldo disponible se irá restando y podremos apreciar dichos cambios en el apartado de Pagos a cuenta que disponemos dentro de la ficha del contacto.
A veces, se da el caso de que un paciente quiere hacer un traspaso de su saldo a otro paciente (familiar, pareja…). Si lo necesitamos podremos hacerlo sin problema, haz clic aquí y te explicaremos cómo.
IMPORTANTE
Cuando hacemos un pago a cuenta NO recomendamos realizar la factura de dicho pago, y sí realizar la factura cuando utilicemos ese pago a cuenta para saldar una cita o tratamiento. De esta manera evitaremos facturar el mismo dinero dos veces.
Si realizamos la factura del pago a cuenta y también queremos facturar la cita saldada con ese pago a cuenta, deberemos de realizar una factura rectificativa del pago a cuenta de manera manual.
En el caso de tener la facturación obligatoria en ventas, cuando realicemos un pago a cuenta se realizará la factura de este de manera automática. Y cuando utilicemos ese pago a cuenta para saldar una cita se generará una factura rectificativa de la cantidad inicial y una nueva factura del importe saldado, también de manera automática.
Por otro lado, en la caja diaria, los movimientos del pago a cuenta se verán reflejados en INGRESOS ANTICIPOS cuando hacemos el ingreso del pago a cuenta, y en CARGOS A DEPÓSITO cuando utilizamos dicho pago a cuenta para saldar citas:
